Samenwerken

Een goede dialoog: tafelgesprekken voor begrip en inzicht

Met een goed doordachte en zorgvuldige aanbesteding zorg je voor de optimale invulling van de vraag naar flexibel personeel. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) organiseerde samen met het programma Beter Aanbesteden rondetafelgesprekken voor aanbestedende diensten én uitzendorganisaties om het hierover te hebben.

“In totaal organiseerden we 2 middagsessies in Zutphen en Loosdrecht waarbij aanbestedende diensten in gesprek gingen met marktpartijen (uitzendorganisaties)”, vertelt Yoka Eeltink, beleidsadviseur bij ABU. “We hadden steeds 3 verschillende discussietafels met elk een eigen thema: gunning, nota van inlichtingen en het proces van aanbesteden. Aan de hand van diverse stellingen ging men met elkaar in gesprek.”

“Aan de hand van prikkelende stellingen over aanbesteden, hadden aanbestedende diensten en marktpartijen 45 minuten de tijd om met elkaar te sparren.”

Begrip en inzicht

Volgens Margot Boehmer, manager Juridische Zaken bij uitzendorganisatie Actief Werkt!, zorgden de rondetafelgesprekken voor begrip en inzicht in elkaars belevingswereld door goed naar elkaar te luisteren. “Zo werd aan één van de tafels het thema ‘nota van inlichtingen’ besproken. Een aanbestedende dienst vertelde aan deze tafel dat zij voor één aanbesteding soms wel 300 vragen ontvangen,” zegt Boehmer. Om in het vervolg het aantal vragen te verminderen, adviseerde Boehmer om een marktconsultatie te organiseren, zodat vraag en aanbod beter gematcht worden. “Waarom? Zo weet je wat er speelt in de markt en tevens kun je zo wellicht voorkomen dat je veel vragen krijgt. Een marktconsultatie vooraf kan het aantal vragen verminderen tijdens een nota van inlichtingen.”

Tips van Eeltink en Boehmer voor het organiseren van een rondetafelgesprek over aanbesteden:

  • Houd de groepen klein: zo komen de gesprekken aan tafel makkelijk op gang.
  • Kies voor de sessie een locatie/stad waar het thema leeft. Denk aan gemeenten waar veel aanbestedingen voor flexibele arbeidskrachten op de planning staan.
  • Boek een plek met meerdere ruimtes, zodat de verschillende gesprekken zonder geluidshinder kunnen plaatsvinden.
  • Plan je sessie op een goed moment in: zorg dat het niet samenvalt met (of vlak voor/na) een feestdag of een groot nationaal evenement.
  • Zorg ervoor dat je uiteenlopende aanbestedende diensten en marktpartijen aan tafel hebt, qua organisatiegrootte en kennisniveau.
  • Plan aan het eind van de sessie een moment om de thema’s/uitkomsten plenair te bespreken.
  • Bespreek welke wet- en regelgeving relevant is bij aanbestedingen van inhuur.

3 tafels en 3 thema’s

“Elke tafelsessie werd door een ABU-lid begeleid. Aan de hand van prikkelende stellingen over aanbesteden, hadden aanbestedende diensten en marktpartijen 45 minuten de tijd om met elkaar te sparren.” Volgens Eeltink bestonden de deelnemende marktpartijen niet alleen uit ABU-leden, maar ook uit bidwriters en juristen. "Aan elke tafel hadden we een jurist en een bidwriter geplaatst voor het inbrengen van kennis over de wettelijke en juridische kaders. Én aan de juridische thematafel ‘nota van inlichtingen’ hadden we bewust 2 juristen geplaatst."

"De verschillende aanbesteders, de aanwezige kennis en de objectieve spreker zorgden voor succesvolle tafelsessies."

Eeltink gaf aan dat ze de sessies bewust in regio’s hadden georganiseerd waar onlangs een aantal aanbestedingen op het gebied van flexibele arbeid hadden plaatsgevonden of binnenkort opgestart moesten worden. “Bij beide sessies waren lokale partijen en gemeenten aanwezig: van grote marktpartijen met eigen inkoopafdelingen tot kleine partijen.” Aanbestedende diensten lijken het soms spannend te vinden om in gesprek te gaan met marktpartijen. “Maar ze hadden veel steun aan elkaar doordat ze op een informele manier met elkaar in gesprek gingen. Zo werd het geen 1-op-1 gesprek met een marktpartij,” aldus Eeltink. "De rondetafelsessies waren in onze ogen een groot succes.”

Tips van Yoka en Margot over het formuleren van stellingen (voor een rondetafelgesprek):

  • Geef elke thematafel een aantal stellingen. Gebruik prikkelende stellingen die ruimte bieden voor discussie.
  • Laat een procesbegeleider of dagvoorzitter de sessie begeleiden en de stellingen voorafgaand aan de tafelgesprekken toelichten.