Inkoop ontmoet verkoop

Voor een goede samenwerking tussen inkopers en verkopers, is openheid en vertrouwen nodig. Inzicht in elkaars positie en belangen draagt bij aan betere aanbestedingen. Chris Borst, inkoopadviseur bij Hoogheemraadschap van Delfland en Frans Paardekooper, directeur Werving bij Vermeulen Groep, zijn het daar beiden mee eens en delen hun aanbestedingservaringen. Waar kunnen ze elkaar vinden? En waar kan het beter?

Chris Borst, inkoopadviseur bij Hoogheemraadschap van Delfland en Frans Paardekooper, directeur Werving bij Vermeulen Groep

“De aanbestedingen waar ik het meest tevreden over ben, zijn vaak aanbestedingen die niet volgens plan verlopen”, vertelt Frans. “Een tijdje geleden schreven we ons in voor een complexe aanbesteding van Rijkswaterstaat. Deze inschrijving was een soort zelfreflectie, want we moesten onszelf presenteren op 3 A4’tjes. In eerste instantie vonden wij dit apart. Maar wat bleek: het was een gecompliceerd project en het contract moest nog geschreven worden. Daarom zocht Rijkswaterstaat een partij die kritisch naar zichzelf kon kijken. Vermeulen Groep won de aanbesteding niet, maar het proces was wel ontzettend leerzaam en leuk. Rijkswaterstaat stelde zich kwetsbaar op door te zeggen: ‘Het is een complexe uitvraag, wij kunnen dit niet alleen en daarom nemen we de marktpartijen mee in dit proces’. Die volledige openheid vond ik heel bijzonder.”

Chris: “Herkenbaar. In aanbestedingen waar ruimte is voor het gesprek (zoals individuele inlichtingen) merk je dat marktpartijen het fijn vinden als zij open kunnen praten over de inschrijving. Ik was onderdeel van het team van een opdrachtgever die individuele inlichtingen in het aanbestedingsproces had opgenomen. Hier zat de projectleider niet in het beoordelingsteam. Daardoor werd de ruimte gecreëerd voor de marktpartijen, want zo konden we openlijk met elkaar praten. De inschrijvende marktpartijen stelden hem vragen en hij beantwoordde ze vervolgens openlijk. Hiervoor moest er wel tijd vanuit beide partijen worden geïnvesteerd en de procedure duurde langer, maar de kwaliteit van de inschrijving werd daardoor veel beter. Marktpartijen zagen dat wij tijd investeerden in het proces en dat werd gewaardeerd.”

“Inkopen/aanbesteden is een middel en geen doel op zich.”

“Ja, precies”, reageert Frans. “Je hoort vrij met elkaar te kunnen praten, maar wanneer er bij sommige dialogen een jurist aanwezig is, kan dat wat spanning opleveren, wat kun je wel en niet vragen. Als marktpartij wil je in principe duidelijkheid krijgen: ‘Wat is het probleem en waar kunnen wij bij helpen?’ Zolang je duidelijk en transparant te werk gaat, hoeft een dialoog niet spannend te zijn.”

“Inderdaad, inkopen/aanbesteden is een middel en geen doel op zich”, vertelt Chris. “Elkaar niet begrijpen in een aanbesteding is voor mij als inkoper vaak een ergernis. Bijvoorbeeld als je langs elkaar heen praat of als je in een e-mail een duidelijk antwoord geeft op een vraag en de andere partij je alsnog niet begrijpt. Soms blijkt er een ruis op de lijn te zitten, want als ik de klant vervolgens in persoon of telefonisch spreek, begrijpt hij of zij mijn antwoord wel.”

Frans: “Daar ben ik het zeker mee eens. Ik erger me aan slechte of onvolledige uitvragen van inkopers. Denk ook aan lange vragenlijsten bij de NVI. Zo had ik laatst een nota die bestond uit 342 vragen voor de eerste inlichtingenronde. Dan weet je genoeg: de uitvraag is niet duidelijk voor marktpartijen. Om problemen te voorkomen is het dan vaak beter om als inkoper het besluit te nemen om te stoppen en niet te reageren op de uitvraag.”

“Ik denk dat dit een goede les is voor ons als inkoper,” reageert Chris. “Stel checkvragen aan marktpartijen, zoals: ‘Begrijpen we elkaar nu echt?’ Veronderstel niet meteen dat marktpartijen de uitvraag begrijpen. Bel bijvoorbeeld ook een aantal marktpartijen die zich niet hebben inschreven voor een belangrijke aanbesteding en vraag waarom zij dit niet hebben gedaan. Dit deed ik laatst bij een aanbesteding en daar kwam veel waardevolle feedback uit. Geef als aanbesteder in de uitvraag ook duidelijk aan wat je behoeften zijn. Én gebruik minder papier: heb je werkelijk 30 pagina’s nodig om de aanbesteding toe te lichten, of kan het ook met 2 A4’tjes?”

“Met goede, duidelijke communicatie kom je ver.”

Frans: “Onze belangrijkste les als marktpartij is: ‘weet wanneer je de stekker eruit moet trekken’. Als we geen goed antwoord krijgen van een inkoper, als het proces niet goed verloopt of als we onze inschrijving niet goed op papier krijgen, zeg ik tegenwoordig tegen collega’s: ‘Deze uitvraag past niet bij ons, stop er maar mee.’ Dit is naar mijn mening beter dan aanbesteden en het vervolgens aankijken. Dat zorgt over het algemeen alleen maar voor stress en problemen.”

Chris: “Het liefste wil je met marktpartijen 1-op-1 in gesprek gaan om te kijken wat er speelt. Met goede, duidelijke communicatie kom je ver. Aanbesteden is en blijft mensenwerk.”

Het programma Beter Aanbesteden stimuleert en faciliteert ontmoetingen tussen inkoop en verkoop en bundelt verkregen inzichten en tips.

Tips van Chris en Frans voor inkopers en marktpartijen:

Zoek elkaar op en ga met elkaar in gesprek, maar maak het niet moeilijker dan het is: inkopen/aanbesteden is een middel en geen doel op zich.
Stel de checkvraag: ‘Begrijpen we elkaar nu echt?’
Durf door te vragen als je elkaar niet begrijpt, bijvoorbeeld bij de uitvraag.
Wees als inkoper duidelijk in je uitvraag en gebruik minder papier: heb je werkelijk 30 pagina’s nodig? Of kan dit bijvoorbeeld ook in 2 A4’tjes?
Als marktpartij moet je tijdens de aanbestedingsfase op tijd stoppen als je twijfelt over je inschrijving of als je weet dat je geen goede aanbieding kunt doen.
Zeg als marktpartij niet op alles ‘ja’, want er is altijd ruimte voor overleg.
Durf vertrouwen te hebben in elkaar. De ene inschrijver of inkoper is de ander niet.
Maak de uitvraag niet complexer dan noodzakelijk
Durf af te wijken van de standaard procedures, soms is dat nodig om te innoveren