Waterschap Hunze en Aa’s verlaagt drempels voor kleinere schildersbedrijven

Bij een recente openbare aanbesteding van schilderwerk wist Waterschap Hunze en Aa’s kleinere schildersbedrijven te motiveren om zich in te schrijven. Van de 3 winnaars komen er 2 uit de regio. Helder communiceren en het toegankelijk maken voor mkb-bedrijven om in te schrijven doet wonderen, zo blijkt.

Strategisch inkoper Mark Reichenfeld bij Waterschap Hunze en Aa’s, en Denis Reisiger, directeur bij Reisiger Glas

Denis Reisiger, directeur bij Reisiger Glas, en Mark Reichenfeld, strategisch inkoper bij Waterschap Hunze en Aa’s

Het is een vraag waar veel aanbestedende diensten mee worstelen: mkb-bedrijven kunnen écht iets toevoegen, maar hoe krijg je ze aan boord bij een openbare aanbesteding? Het aanbestedingsproces is vaak ingewikkeld en tijdrovend. De eisen op het gebied van certificatie zijn bijvoorbeeld vaak onoverkomelijk vanwege de administratieve last die daarbij hoort. Voor veel mkb-bedrijven geldt bovendien dat ze onvoldoende bekend zijn met de aanbestedingswetgeving en met tenderplatforms als bijvoorbeeld Tenderned of Mercell. Onbekend maakt onbemind. De inkopers van het Waterschap Hunze en Aa’s (Noordoost-Groningen en Noordoost-Drenthe) hebben het inkopen van schilderdiensten met succes anders aangepakt. Strategisch inkoper Mark Reichenfeld: ”Wij hadden met onze nieuwe manier van uitvragen de keuze uit maar liefst 9 inschrijvers.”

Behoefte aan korte lijntjes

Om de honderden gebouwen en gemalen van het waterschap in de best mogelijke staat te houden, is goed schilderwerk van groot belang. Middelgrote en kleine bedrijven die prima prestaties leveren zijn via één telefoontje bereikbaar en het waterschap kan dan ook snel met hun schakelen. Aan die korte lijntjes is veel behoefte, vertelt Mark. ”Dat kwam ook aan bod toen we het schilderwerk opnieuw moesten aanbesteden. Het is zo nu en dan toch wel handig als je gewoon de telefoon kunt pakken en uitlegt wat er geschilderd moet worden en wanneer. Én om vervolgens samen ter plaatse het gewenste schilderwerk te inventariseren, afspraken te maken en zo snel mogelijk te starten. Kort gezegd is dat waar wij behoefte aan hebben. En dan is het jammer als kleinere bedrijven zich niet inschrijven op een opdracht, omdat ze niet weten dat deze in de markt komt of omdat ze het aanbestedingsproces te ingewikkeld vinden. Met deze gedachte in het achterhoofd, hebben wij deze aanpak voor de aanbesteding bedacht.”

Ondanks staat van dienst niet geselecteerd

Schildersbedrijf Reisiger Glas en Schilderwerken is 1 van de 3 partijen die als winnaar uit de bus kwam. Het bedrijf is gevestigd in Veendam, centraal in het verzorgingsgebied van het waterschap. Directeur Denis Reisiger is blij met de gekozen mkb-vriendelijke aanpak. Een aantal jaar geleden viste hij bij de eerste aanbesteding van het waterschap tot zijn verbazing achter het net. Reisiger: “Wij voerden jarenlang naar tevredenheid werkzaamheden uit voor het waterschap, totdat die eerste aanbesteding kwam. Ik had daar geen enkele ervaring mee, maar dacht: wie kan mijn bedrijf nou beter verkopen dan ik?” Zijn bedrijf werd, ondanks zijn schrijfwerk, niet geselecteerd. Reisiger deelt: “Best bijzonder vond ik dat. Ik vroeg om opheldering via een gesprek.” Er werd hem toen verteld dat inschrijven voor een openbare aanbesteding om een andere manier van beantwoording van de klantvraag vraagt. Mark vult aan: “Daarom hebben we voor deze aanbesteding alle geïnteresseerde bedrijven vanaf het begin meegenomen in het proces.“

“Het is ook in het belang van de aanbestedende dienst dat zij het werk niet gunnen aan de beste schrijver, maar aan de beste schilder!”

Wél kwaliteit, géén certificaat

Maar hoe betrek je de kleinere mkb-schildersbedrijven in het complexe proces van aanbesteden? Reichenfeld: ”Allereerst is de uitvraag zo simpel mogelijk gemaakt. Voor dit werk hebben we géén uitgebreide digitale dashboards nodig, dus daar vragen we ook niet om. Alle inschrijvers moeten beschikken over vakbekwaamheids- en veiligheidscertificaten (VCA), maar we eisen bijvoorbeeld geen ISO 9000 en ISO 14001 certificaat. Voor dit soort certificeringen hebben kleinere opdrachtgevers vaak niet de administratieve mankracht. Maar dat wil niet zeggen dat hun kwaliteits- en milieuzorg niet op orde is. Natuurlijk hebben we wel degelijk gevraagd hoe inschrijvers omgaan met kwaliteit en milieu en hoe dat aantoonbaar wordt gemaakt.“ Reisiger onderschrijft dat: “Ik vond dit het mooiste gedeelte van de aanbesteding, want er word je expliciet gevraagd wie je bent, hoe je werkt, waarom je dat op die manier doet en wat het effect is. Dit is eigenlijk niet anders dan hoe we het doen voor opdrachtgevers die geen aanbestedingsplicht hebben.”

Communicatie over aanbestedingskalender

Veel kleinere bedrijven zijn niet goed bekend met aanbestedingsplatforms TenderNed of Mercell, waardoor zij al snel een interessante opdracht missen. Waterschap Hunze en Aa's maakte hun aanbesteding daarom actief bekend in de lokale ondernemersgemeenschap. Reichenfeld: ”We vroegen bijvoorbeeld via LinkedIn aandacht voor de tender, met de oproep het door te vertellen aan mogelijk geïnteresseerde collega-ondernemers. Dat leverde het gewenste resultaat op. Daarom hebben we besloten onze tenders voortaan ruim van te voren bekend te maken op onze eigen website en kanalen.“

Informatiebijeenkomst

Voor alle geïnteresseerde bedrijven organiseerde het waterschap vervolgens een informatiebijeenkomst, waarop de tender, de gunningscriteria én de manier waarop je inschrijft nader werden toegelicht. "Hierdoor wisten de bedrijven waar we naar op zoek waren en hoe je heldere, feitelijke antwoorden formuleert,” vertelt Reichenfeld.

Vakjargon en juridische taal

“De inspanningen van het waterschap om een inschrijving eenvoudiger te maken, worden gewaardeerd,” zegt Reisiger. Toch heeft hij nog een belangrijke tip voor aanbestedende diensten: maak aanbestedingsdocumenten toegankelijker door bijvoorbeeld minder vakjargon te gebruiken. “Als ik je met allerlei vaktermen uit de schilderswereld om de oren sla, dan kijk je me ook met grote ogen aan,“ aldus Reisiger.

Niet de beste schrijver, maar de beste schilder

Reichenfeld is het met Reisiger eens: “Overheden zouden altijd moeten kijken naar de toegankelijkheid van teksten en de logica van procedures. Ook al denken we daar wel over na, we zijn en blijven als overheden natuurlijk een beetje risicomijdend. Daarnaast zijn alle handelingen rondom openbare aanbestedingen stevig gereguleerd in wet- en regelgeving. Reichenfeld geeft daarom als tip aan het mkb: “Huur eventueel een adviseur in om je te helpen bij de inschrijving. Een uitglijder is zo gemaakt en het is zonde als je daardoor een mooie kans misloopt.” Reisiger voegt daar een kritische kanttekening aan toe, die Mark onmiddellijk onderschrijft: “Tegelijkertijd is en blijft het in het belang van de aanbestedende dienst dat zij het werk niet gunnen aan de beste schrijver, maar aan de beste schilder!”

Zo maak je openbare aanbestedingen aantrekkelijker voor kleinere mkb'ers:

Zorg dat kleinere ondernemingen tijdig wéten welke aanbestedingen op de planning staan door een aanbestedingskalender te publiceren op de website.
Maak persoonlijk contact, licht bijvoorbeeld je uitvraag en gunningscriteria toe op een informatiebijeenkomst.
Gebruik geen complexe gunnings- en selectiecriteria als deze niet strikt noodzakelijk zijn.
Let op je taal! Schrijf eenvoudig als het eenvoudig kan en gebruik minder vakjargon.
Meer informatie over het betrekken van het mkb-bedrijven bij aanbestedingen vind je op de website van PIANOo.