Inkoop en bestuur: spendanalyses gemeente Hoeksche Waard

Met een spendanalyse kun je goed inzichtelijk maken wie, wat, waar inkoopt. Deze analyse helpt je om beter, voordeliger en duurzamer in te kopen. Gemeente Hoeksche Waard gebruikt een spend- en rechtmatigheidsanalyse in haar werkwijzen en processen. Strategisch adviseur Inkoop Richard Brabers en wethouder Adriaan van der Wulp vertellen hoe zij deze analyses hebben geïmplementeerd en gebruiken binnen hun gemeente.

"De spend- en rechtmatigheidsanalyse zijn belangrijke inkoopinstrumenten voor de gemeente Hoeksche Waard", vertelt Brabers. "De spendanalyse geeft ons als gemeente inzicht in de inkomsten en uitgaven per inkooppakket en ook in het aantal leveranciers. De rechtmatigheidsanalyse gaat een stap verder, want daarmee kijken we of de inkomsten en uitgaven kloppen binnen het contract dat is aanbesteed. Deze instrumenten vormen een basis voor de gemeente, want ze geven onder andere informatie voor nieuwe aanbestedingen, het vaststellen van de juiste aanbestedingsprocedures en het inzichtelijk maken van het percentage dat we lokaal hebben ingekocht."

"Hoe vaker je een spendanalyse maakt, hoe accurater de data zijn. Én op basis van actuele data maak je betere beslissingen"

Eigen werkwijze

"Gemeente Hoeksche Waard is op 1 januari 2019 ontstaan na het samenvoegen van 5 gemeenten (Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen). Deze herindeling had veel effect op de inkoopfunctie en -organisatie. Ook steeg het inkoopvolume flink. Daarmee nam de complexiteit van inkoop toe", vertelt Brabers. "Enerzijds behalen wij hierdoor schaalvoordelen, zoals grotere inkoopvolumes, maar anderzijds overschrijden meer contracten de Europese aanbestedingsgrens. Daarom zijn onze contracten na de herindeling daar waar mogelijk samengevoegd en centraal geregistreerd. Vanaf dat moment startte de gemeente ook met spend- en rechtmatigheidsanalyses."

Strategisch adviseur Inkoop Richard Brabers en wethouder Adriaan van der Wulp van gemeente Hoeksche Waard

Kwaliteitsanalyses voor meer inzicht

Van der Wulp geeft aan dat de gemeente inmiddels haar eigen werkwijze hanteert voor het uitvoeren van de spend- en rechtmatigheidsanalyse, mede dankzij de toepassing van de Beter Aanbesteden-methodiek. Zo voert de gemeente de analyses ieder kwartaal uit. Van der Wulp: "Over het algemeen omvat de gemiddelde spendanalyse minimaal 3 tot 4 jaar aan (inkoop)data om trends en eenmalige inkopen te onderscheiden. Bij de jaarlijkse accountantscontrole laat je een analyse uitvoeren om onrechtmatigheden te identificeren en te voorkomen. Wij voeren nu zelf de analyses uit voor tussentijdse inzichten. Het draagt bij aan bewustwording van de eigen inkoopprocessen. Ook geeft het ons de mogelijkheid om bij de volledige analyse op deze inzichten voort te borduren. Hoe vaker je de spendanalyse uitvoert, hoe accurater de data zijn. Én op basis van actuele data maak je betere beslissingen."

Inzicht in de inkomsten en uitgaven

Volgens Brabers geven de spend- en rechtmatigheidsanalyse gemeentebreed inzichten in de uitgaven per inkooppakket, dit is in het kader van de Aanbestedingswet 2012 van essentieel belang. Als gemeente zijn we één aanbestedende dienst. De opdrachtwaarde (en aanbestedingsprocedure) moeten we baseren op de totale opdrachtwaarde van alle teams. De gemeente wil graag inzicht in wat er in de toekomst wordt ingekocht. Dat weet je nooit exact, maar door de analyses kun je als aanbestedende dienst wel een inschatting maken." Wethouder Van der Wulp vult aan: "Ondanks dat we deze analyses ieder kwartaal uitvoeren, is het nog steeds belangrijk om terug te kijken. De uitdaging is om de inkoopprocessen en -systemen aan de voorkant zodanig in te richten dat de spend- en rechtmatigheidsanalyse in de toekomst (grotendeels) overbodig worden."

"Met een spendanalyse breng je in kaart voor welk bedrag je bij iedere crediteur inkoopt. Dat geeft veel nieuwe inzichten"

Uitgaven per crediteur

"Bij een aanbesteding is het niet altijd duidelijk hoeveel je als gemeente aan een crediteur gaat uitgeven. Met een spendanalyse breng je in kaart voor welk bedrag je bij iedere crediteur inkoopt. Dat geeft veel nieuwe inzichten", vertelt Van der Wulp. "Onze gemeente werkt in een periode van 4 jaar met meer dan 6.000 crediteuren. We zagen dat we van één crediteur 1.000 facturen ontvingen. Vervolgens pakten we de rechtmatigheidsanalyse erbij, want gaat dat wel goed? Moet de facturering niet anders worden georganiseerd? Uit wat voor bedragen bestaan de facturen? Zo legden we op basis van de spendanalyse meerdere (nieuwe) raamovereenkomsten vast. Met deze overeenkomsten kunnen we als gemeente sneller producten en diensten afnemen. Door deze aanpak zitten we als gemeente bovenop onze eigen inkoopactiviteiten. Dat is een groot voordeel."

Gemeentebreed toepassen

Brabers vertelt dat de spend- en rechtmatigheidsanalyses niet alleen van de afdeling Inkoop zijn. "We zien het als een kruisbestuiving. Beide analyses passen we gemeentebreed toe. Vóór het uitvoeren van de analyses wisten veel teams niet wat ze in totaal inkochten. Inmiddels is er gemeentebreed inzicht in de inkoopactiviteiten. De spendanalyse is beschikbaar in onze standaard analyse- en rapportagetool."

Verder vertelt Brabers dat de gemeente samenwerkt met Purfaction, een externe analist, voor de uitgebreidere analyses en om data inzichtelijk te maken. "Wij leveren het bestand van onze financiële afdeling aan, vervolgens zet de analist de belangrijkste data op de goede plek." Volgens wethouder Van der Wulp kunnen organisaties sinds de invoering van de spend- en rechtmatigheidsanalyse beter sturen op de doelen die het bestuur wil bereiken. "Deze verbeteringen en constateringen dragen bij aan zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid. Niet alleen werken de verschillende teams intern beter samen, maar ook extern plukken we er de vruchten van. Denk bijvoorbeeld aan de eerder genoemde nieuwe raamovereenkomsten. Zo zie je maar: een goede spend- en rechtmatigheidsanalyse heeft meerdere voordelen."

Tips van Adriaan van der Wulp en Richard Brabers voor het implementeren en gebruiken van een spend- en rechtmatigheidsanalyse:

Voer elk kwartaal de spend- en rechtmatigheidsanalyse uit voor tussentijdse inzichten. Én bouw hierop voort tijdens de volledige analyse.
Betrek (inkoop)collega's bij de spend- en rechtmatigheidsanalyse (zoals contractbeheer en -management). Dit zorgt namelijk voor bewustwording en nieuwe inzichten in de inkoopprocessen.
Ontwikkel een systematiek (eventueel met een externe partner) waarbij je de gegevens kunt hergebruiken. Dit scheelt dubbel werk, aangezien je steeds 4 jaar terugkijkt.
De analyse kun je deels uitbesteden, maar maak ook gebruik van interne kennis voor de duiding van de inzichten.
Pas op dat je niet dezelfde aanpak/systematiek hanteert voor de spendanalyse en de rechtmatigheidsanalyse. De rechtmatigheidsanalyse gaat namelijk een stap verder, want je moet in deze analyse ook een audittrail en een onderbouwing inzichtelijk kunnen maken.

Als bestuurder (meer) impact maken met inkoop?

Luister naar de podcastserie van Beter Aanbesteden. Hierin spreekt aanbestedingsexpert Kim Schofaerts met ervaren bestuurders over de impact van inkoop. 4 afleveringen, 4 gasten en 3 casussen.