Inkoop ontmoet verkoop

Inkoop ontmoet verkoop: succesvolle ondernemersbijeenkomst in Lelystad

MKB-bedrijven zijn een belangrijke motor voor de Nederlandse economie. Dat vindt gemeente Lelystad ook. Daarom organiseerde zij op vrijdag 17 november 2023, tijdens de Dag van de Ondernemer, een themabijeenkomst over het lokale inkoopbeleid van de gemeente. Zeke Herwig, accountmanager Economische Zaken (EZ) bij de gemeente Lelystad, en Yvette Berkel, directeur en senior inkoopconsultant van een inkoopadviesbureau, bespreken het succes van de bijeenkomst.

Inkoop ontmoet verkoop: succesvolle ondernemers- bijeenkomst in Lelystad

Yvette Berkel, directeur en senior van een inkoopadviesbureau en Zeke Herwig, accountmanager Economische Zaken EZ bij gemeente Lelystad

“Elk jaar organiseren wij de Dag van de Ondernemer”, vertelt Herwig. “Met steeds weer een ander thema. Dit keer was het thema ‘inkoop voor lokale ondernemers’. Het idee kwam vanuit onze wethouder Economische Zaken, die in het verleden een motie indiende over het verhogen van lokale aanbestedingen. Samen met Bedrijfskring Lelystad besloten we daarom deze bijeenkomst te organiseren.”

Informeel en laagdrempelig

“De gemeente organiseerde de bijeenkomst op een vrijdagmiddag na 15:00 uur. Dat was een bewuste keuze”, deelt Herwig. “We wilden een informele setting creëren. Een bijeenkomst op maandagmiddag of dinsdag werkt niet, want ondernemers zijn dan nog druk aan het werk.”

“Mee eens”, zegt Berkel. “Het was fijn om te zien dat de opkomst, mede door deze planning, zo hoog was. Ook de mooie externe locatie en de catering, bestaande uit een hapje en een drankje, waren goede keuzes.”

Als accountmanager EZ richt Herwig zich op lokale bedrijven in Lelystad. “Om lokale ondernemers te bereiken, gebruikten mijn collega en ik ons eigen netwerk en onze eigen social mediakanalen.”

“Ik stelde mezelf de vraag: wat zou ik als ondernemer fijn vinden of willen zien?”

Inlevingsvermogen

Voor de inrichting van de bijeenkomst vond Herwig het belangrijk om zichzelf in de ondernemer te verplaatsen. “Ik stelde mezelf de vraag: wat zou ik als ondernemer fijn vinden of willen zien? Ik kom zelf uit de commerciële wereld, dan is het makkelijker om als ondernemer te denken.”

Berkel: “Dat inlevingsvermogen herken ik. Je moet je écht inleven in de behoeften van ondernemers. Naar welke informatie zijn zij op zoek? En hoe helpen wij deze ondernemers om zaken te kunnen doen met de gemeente en goed in te schrijven op aanbestedingen?”

Het succes van de themabijeenkomst was volgens Herwig niet alleen de informele en laagdrempelige opzet, maar ook omdat dit dé plek was voor discussies met de ondernemers. Zo besprak de gemeente haar inkoopbeleid met de lokale ondernemers en werden een aantal zaken getoetst met behulp van pollvragen in Mentimeter. “In een themabijeenkomst met lokale ondernemers is het belangrijk dat je als aanbestedende dienst niet alleen de nadruk legt op zenden, maar ook op ontvangen. Als je niet zorgt voor interactie, weet je ook niet of jouw boodschap aankomt”, vertelt Herwig. Berkel: “We begonnen de bijeenkomst met de vraag of de deelnemers weleens zaken deden met de gemeente. Dat was interessant, want de helft antwoordde ‘ja’, maar de andere helft had daar nog geen ervaring mee.”

Tips van Zeke Herwig en Yvette Berkel over inschrijven op lokale/regionale aanbestedingen:

Ga het gesprek aan met jouw gemeente. Als je iets wil, moet je zelf de eerste stap zetten.
Bouw een netwerk op, wees zichtbaar en creëer een gunfactor bij jouw gemeente of provincie.
Kijk of er binnen jouw regio bijeenkomsten worden georganiseerd over lokaal/regionaal aanbesteden.
Zoek de samenwerking op bij grotere aanbestedingen. Door bijvoorbeeld een samenwerkingsverband aan te gaan met andere ondernemers of door middel van een onderaanneming.
Bekijk de aanbestedingskalender op de website van de gemeente (of andere publieke opdrachtgevers).
Registreer je organisatie op TenderNed. Op dit platform worden veel aanbestedingen gepubliceerd.

Succes direct zichtbaar

"Het leuke aan dit soort bijeenkomsten is dat je vrijwel meteen kunt zien of het een succes is", vertelt Herwig. "Vertrekken mensen direct of blijven ze nog hangen als het officiële gedeelte voorbij is? Als deelnemers snel vertrekken, is dat voor mij een teken dat de bijeenkomst niet interessant genoeg was voor de doelgroep. In dit geval bleef iedereen nog borrelen om ervaringen uit te wisselen." De kans dat ondernemers blijven voor een netwerkborrel vergroot je ook door een bijeenkomst op vrijdagmiddag te organiseren.

"Interne experts van de gemeente uitnodigen is ook belangrijk voor een succesvolle ondernemersmiddag”

Ook de wethouder sprak tijdens de bijeenkomst en bleef lang napraten met de lokale ondernemers. "De wethouder ging als één van de laatsten weg, omdat hij iedereen te woord wilde staan. Ook waren er een aantal budgethouders van de gemeente aanwezig. We merkten dat de ondernemers dit waardeerden, omdat zij de budgethouders direct vragen konden stellen over geldzaken en contractuele verplichtingen", zegt Herwig. "Ook van de budgethouders vernam ik dat ze het prettig vonden om met ondernemers te spreken. Interne experts van de gemeente uitnodigen is dus ook belangrijk voor een succesvolle ondernemersdag. Ook sprak ik na afloop van de bijeenkomst met meerdere ondernemers die mij vragen stelden en in contact wilden komen met mijn collega’s."

Berkel vult aan: "De lokale ondernemers die ik sprak, vonden het fijn om meer uitleg te krijgen over Europees aanbesteden. Hierna begrepen zij waarom de gemeente moet aanbesteden en hoe je als ondernemer in aanmerking komt voor een opdracht."

Tips van Zeke Herwig en Yvette Berkel voor het organiseren van een themabijeenkomst over lokaal inkopen/aanbesteden:

Kies een dag en een tijd die goed uitkomen voor ondernemers, bijvoorbeeld een donderdag- of vrijdagmiddag. Ook kun je de bijeenkomst op deze dagen in de avond organiseren (los van feestdagen).
Zorg voor een laagdrempelige externe locatie en catering. Dat maakt de bijeenkomst extra aantrekkelijk.
Durf als gemeente het gesprek aan te gaan met lokale ondernemers en blijf in contact met elkaar.
Nodig collega’s met relevante kennis over het onderwerp, zoals budgethouders, uit voor de bijeenkomst. Het is belangrijk dat deze experts ook aanwezig zijn bij de netwerkborrel om vragen te beantwoorden.
Een themabijeenkomst kan een eerste stap zijn om contact te leggen met ondernemers: maak daar ook gebruik van.

Het programma Beter Aanbesteden stimuleert en faciliteert ontmoetingen tussen inkoop en verkoop en bundelt verkregen inzichten en tips.