Zorg ervoor dat de meest kundige inschrijver en niet de beste tekstschrijver de aanbesteding wint
“Ik zal jullie een voorbeeld geven waaruit precies duidelijk wordt wat ik bedoel”. Gastdocent Romina Dolcelamo Ramirez wachtte even, en keek toen met een olijke blik de zaal in. Voor haar in de collegezaal zaten 25 studenten die allen hoopten op een mooie toekomst binnen de inkoop- en aanbestedingswereld. Romina was een succesvol inkoopconsultant en vond het haar taak om anderen ook voor dit mooie vak te interesseren.
Ze was bezig uitleg te geven over de verschillende gunningscriteria en was toe aan de ‘laagste prijs’. Ze vervolgde haar betoog:
“Er is een ingenieur die een nieuw huis heeft gekocht. Er zit nog geen centrale verwarming in, dus hij maakt een tekening van wat hij precies wil. Hij geeft aan dat hij onder het raam een lange, lage radiator wil, in de gang een staande radiator en in de badkamer zo’n ding waar je je handdoeken op kunt drogen. Hij berekent vervolgens het volume van het huis en het vermogen van de verwarmingsketel die op zolder moet komen te hangen. Daarnaast geeft hij ook aan hoe de leidingen moeten lopen. De ingenieur kopieert dat 4 keer en laat 4 installatiebedrijven een offerte maken. Na 2 weken heeft hij 4 offertes liggen. De goedkoopste vertrouwt hij echter niet.”
“We noemen dat het foute snor-syndroom”
Romina wacht even, om daarna verder te gaan: “We noemen dat het foute snor-syndroom”. Hier en daar ziet ze een glimlach na haar opmerking. Vroeger legde ze daarna uit dat het satirische duo Van Kooten en De Bie, als ze een oplichter moesten spelen, deze altijd een grote grijze snor gaven. Van Kooten met snor speelde dan makelaar Strik die de onbenullige Mijnheer Foppe (gespeeld door De Bie) een hondenhok verkocht voor de prijs van een villa. Ze was hier echter al een paar jaar geleden mee gestopt, omdat haar meestal veel jongere studenten nog nooit van Van Kooten en De Bie gehoord hadden.
“Dat zit namelijk zo: onze ingenieur gunt de opdracht aan nummer 2, een familiebedrijfje gerund door 2 broers. Hij was er eens langsgegaan en oma schonk de koffie. Kortom, hij had er een goed gevoel bij en dat gevoel klopte ook. Het bleek een zeer prettig bedrijf: ze kwamen hun afspraken na, ruimden hun rommel op, en installeerden na 3 dagen flink doorwerken een CV in zijn huis. Hij betaalde het restant van de aanneemsom en was heel blij met zijn verwarmingsketel.”
“De maanden verstreken en voor het eerst werd het half december buiten echt koud (min 5 graden). Hij zette de thermostaat op 23 graden, maar merkte dat het kwik in huis niet boven de 18 graden uitkwam. De ingenieur belde de 2 broers om te klagen, maar die zeiden dat ze precies uitgevoerd hadden wat hij gevraagd had. Hij had geen poot om op te staan.”
Romina zweeg weer even om daarna de link naar het aanbesteden te leggen: “Dit is nu het grootste probleem als je zelf een bestek maakt. Hebben jullie wel eens gehoord van de term meerwerk?”
Voldoende aanbiedingen krijgen
Een van de belangrijkste zaken bij een aanbesteding is om ervoor te zorgen dat je voldoende aanbiedingen krijgt. Ga daarom in een vroeg stadium praten met de markt, zodat je kunt zorgen voor realistische selectie- en gunningscriteria. Maak de aanbesteding zo eenvoudig mogelijk. Als volstrekt duidelijk is welke oplossing je wilt voor een onderdeel, maak daar dan een eis van, en geen wens. Je bespaart daarmee de inschrijvers een hoop werk.
Hier en daar klonk gegrinnik. Iedereen snapte precies wat ze bedoelde. “Om dat te voorkomen zijn we zo’n 30 jaar geleden bij het aanbesteden begonnen met wat we noemen ‘functioneel specificeren’. Dit houdt in dat we opschrijven wat het doel van de opdracht is, zonder tot in detail voor te schrijven hoe dat doel te bereiken. Dat laten we over aan de inschrijvers.”
“Om meerwerk te voorkomen, is er sinds 30 jaar bij het aanbesteden ‘functioneel specificeren’”
“Toch komt ook hier een probleem om de hoek kijken. Bij een aanbesteding van een provincie voor een provinciale weg vraagt de provincie van de aannemers een communicatieplan. Een grote landelijke aannemer dient een geweldig plan in met tweets bij stremmingen, een webcam op het werk, zodat je de voortgang kunt volgen, een wekelijkse timelapse video, een bouw-app, en een dagelijkse bijdrage op een Facebookgroep. Een klein, plaatselijk bedrijf maakt ook een plan: een voorlichtingsavond in de kantine van de voetbalclub en brieven in de bus bij de omwonenden. Wat blijkt, de grote landelijke aannemer wint. Bij de provincie werken jonge, ambitieuze inkopers en projectleiders die het te gek vinden om nieuwe media op een dergelijke manier in te zetten.”
Ze wachtte even en vervolgde toen haar betoog: “Nu is er 3 maanden later weer een aanbesteding voor de aanleg van een weg, maar ditmaal in een klein plaatsje in de provincie. Ook hier vragen ze een communicatieplan. Houd hierbij in je achterhoofd dat de beoordeling van de inschrijving gebeurt door wat oudere ingenieurs, zeg maar even mannen boven de 50. Mannen met een geruit overhemd, een grote sleutelbos in hun te ruime spijkerbroek, en een voorkeur voor Grieks eten en Bruce Springsteen.”
Hier wachtte zij altijd even, omdat ze wist dat iedere aanwezige wel iemand uit zijn kennissenkring in gedachten kreeg. Ze ging verder:
“Weet je wat die grote landelijke aannemer nu in zijn communicatieplan zet? Ik wel: ze organiseren een voorlichtingsavond in de kantine van de voetbalclub en ze doen brieven in de bus bij de omwonenden. Het gevolg, de grote landelijke aannemer wint weer.”
Romina veegde met een elegant gebaar met haar zakdoek wat zweet van haar gezicht en begon toen aan haar conclusie: “Waarom vertel ik dit? Ik vertel dit om aan te geven dat aanbestedende diensten heel goed moeten nadenken over de manier waarop ze een aanbesteding in de markt zetten en moeten nadenken over de marktpartijen die in gaan schrijven. Het is niet de bedoeling dat de inschrijvers die precies inschatten wat een aanbestedende dienst wil horen, altijd maar de aanbestedingen winnen."
“Laat inschrijvers die thuis zijn in het aanbestedingskunstje niet automatisch winnen”
“In dit voorbeeld wint de grote aannemer, niet omdat ze een betere aannemer zijn of goedkoper zijn, maar omdat ze het aanbestedingskunstje beter beheersen dan het kleine bedrijf. En dat is gelijk de belangrijkste les van vandaag: laat de meest kundige inschrijver winnen, niet de beste tekstschrijver.”