Samenwerken
Aanbesteden op 3 A4: het kan!
35 kantjes juridische taal om een Europese aanbesteding te beschrijven en alle ‘gaten’ te dichten. Herkenbaar voor velen, maar het schrikt veel (regionale) ondernemers af om zich in te schrijven. “Dat moet anders kunnen”, dacht de Rijksinkoopsamenwerking (RIS).
Daarom introduceerde de RIS het 'Uitgangspunt 3 A4'. Het is een beknopte omschrijving van de belangrijkste elementen van de opdracht en de uitvraag (uitgangspunt 3 A4) in begrijpelijke taal. En het werkt. Ook Universiteit Utrecht was enthousiast en volgde dit voorbeeld. "De kern is dat het aanbestedingsdocument eenvoudig wordt."
“Schrijf op een vriendelijke toon en op een verrassende manier. Met minder vakjargon.”
Nieuwsgierig naar de aanpak en ervaringen van Universiteit Utrecht? Lees het interview met Peter Ciere, coördinerend specialistisch adviseur bedrijfsvoering, UBR|RIS en Eric Faase, manager Inkoop- en Aanbestedingscentrum bij de Universiteit Utrecht. Volgens Peter (UBR-RIS) wordt een Europese aanbesteding veelal omvangrijk, complex en heel erg procedureel vormgegeven. Dit om zoveel mogelijk juridische risico’s te vermijden. Maar het gevolg is een alsmaar uitdijend document. De boodschap is daarom ook: “Schrijf op een vriendelijke toon en op een begrijpelijke manier. Met minder vakjargon.”
De tips van Peter Ciere en Eric Faase uitgelicht:
- Uitgangspunt 3 A4 is een middel, geen doel op zich. Het gaat vooral om de vraag wat je kunt doen om het proces te vereenvoudigen en de inhoud zo beknopt mogelijk te houden.
- Verplaats niet alle informatie naar de bijlagen, zodat het alsnog een te groot aanbestedingsdocument wordt. Kijk liever kritisch naar de inhoud en schrap wat niet per se noodzakelijk is.
- Maak ook gebruik van digitale middelen om zaken uit te leggen: infographics, animaties of gesproken tekst.
- Laat je angst los en ga het gewoon doen. Dan ervaar je dat het meevalt en dat ook marktpartijen, zoals startups en het MKB, maar ook grote nationale partijen, ervoor openstaan om mee te werken.
Ook met Uitgangspunt 3 A4 aan de slag? Bekijk hieronder de korte animatievideo.
Beter Aanbesteden biedt een toelichting op deze vorm van aanbesteden en voorbeelddocumenten op PIANOo.nl.