Evalueren van een aanbesteding is interessant en leerzaam. Het leert je hoe ondernemers de procedure ervaren en wat beter kan. Maar hoe organiseer je het en wat doe je met de feedback?

Beter Aanbesteden ontwikkelde een model-evaluatieformulier dat aanbestedende diensten als basis kunnen gebruiken. Het formulier bevat tien meerkeuzevragen over verschillende onderdelen van de aanbesteding. Denk aan de toegankelijkheid van documenten, de gestelde voorwaarden en de gestelde termijnen. En een open vraag voor toelichting.

“Laat de feedback je aan het denken zetten.”

Standaard evalueren

Collectieve inkooporganisatie Bizob evalueert standaard na elke aanbesteding. Zo ontvangt elke inschrijver bij de aanbestedingsuitslag een link naar het evaluatiedocument van Bizob. Net zoals het ontwikkelde format van Beter Aanbesteden, gebruikt ook Bizob niet meer dan tien meerkeuzevragen hiervoor. Zo is de drempel laag voor inschrijvers om in te vullen. De uitslag geeft Bizob vervolgens voldoende inzicht. De resultaten publiceert Bizob op hun website. Bekijk de uitkomsten van 2021 en 2022. Naast PIANOo stelt ook Bizob haar evaluatiedocument ter beschikking (met bronvermelding).

Frank Weerheijm, Commoditymanager Bizob: "Het aantal respondenten dat meedoet aan de evaluatie verschilt per kwartaal. Bij een goed kwartaal reageert tussen de 75 en 100% van de respondenten, bij een minder kwartaal slechts 10%. Dit kan liggen aan een ongunstige periode van evalueren, bijvoorbeeld door vakantie, coronaverschijnselen of drukte van andere aanbestedingen. De deelnemers die meedoen zijn doorgaans serieus en oprecht in hun feedback."