Inkoopproces
Goed voorbereid op de accountantscontrole
Inkoopproces
Goed voorbereid op de accountantscontrole
Ieder jaar loopt een accountant de jaarrekening na. Onder die controle vallen ook aanbestedingen. Als aanbestedende dienst moet je dus verantwoording afleggen over de jaarrapportage. Om problemen tijdens de accountantscontrole te voorkomen, is het belangrijk om dat proces en de (inkoop)administratie goed in te richten. Het programma Beter Aanbesteden biedt daarom adviezen en modeldocumenten voor een goede administratie en het voorkomen van problemen met de jaarrekening.
Controle en verslaglegging door aanbestedende diensten
Per 1 januari 2023 moeten alle decentrale overheden en gemeenschappelijke regeling zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in hun jaarrekening. De accountant toetst dit. Controle en verslaglegging op rechtmatigheid verschuift van de accountant naar de aanbestedende dienst.
De aanbestedende dienst is vanaf het nieuwe jaar verantwoordelijk voor: · borgen van rechtmatigheid bij aanbestedingen; · verzorgen van bewijslast; · controle op rechtmatigheid; · verslaglegging op rechtmatigheid.
Voorkom problemen tijdens de controle
Je zit als aanbestedende dienst goed als je de volgende drie onderdelen goed inregelt:
- Het vastleggen en motiveren van gemaakte stappen en keuzes uit de voorbereiding op een aanbesteding (voorbereidingsfase).
- Het vastleggen van contractafspraken (overeenkomst).
- De periodieke uitgaven vastleggen per crediteur, overeenkomst, inkoopopdracht en/of productgroep (spendanalyse).
Beter Aanbesteden biedt voor elk van deze stappen een helder overzicht, met maatregelen die je als organisatie kunt treffen om onrechtmatigheden in het aanbestedingsproces te voorkomen.