Samenwerken
Inkoop 'versus' verkoop
Foto: John van Helvert
Voor een goede samenwerking bij een aanbestedingstraject is begrip, waardering en vertrouwen nodig van inkopers en verkopers. Zij beleven aanbestedingen namelijk ieder op hun eigen manier. Roy Fhijnbeen, als ‘verkoper’ betrokken bij aanbestedingen vanuit Joinuz en Esther Vogel, inkoopadviseur bij de gemeente Alkmaar, delen met elkaar ervaringen over het inkoopproces. Waar kunnen ze elkaar vinden? En waar kan het beter? Inzicht in elkaars belangen draagt uiteindelijk weer bij aan betere aanbestedingen.
“Aanbesteden is echt een vak apart. Je moet je soms helemaal suf schrijven om de opdracht gegund te krijgen. Als ik 10 tenders van gemeenten op een rijtje zet, heb ik 10 compleet verschillende uitvragen! Ik heb inmiddels geleerd alleen antwoord te geven op de vragen”, aldus Roy.
Esther: “Het zijn overigens de vakafdelingen zelf die de gunningscriteria, wat ze willen en wie ze uitnodigen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, bepalen. Wij dus niet, hoewel dat vaak wordt gedacht.”
Roy: “Vakafdelingen willen gewoon de beste en hoe dat wordt geregeld, maakt hen niets uit. Maar het duurt wel erg lang voordat het geregeld is.”
Inkoopadviseur Esther Vogel en verkoper Roy Fhijnbeen (Fotograaf: John van Helvert)
“Een manager wil vooral dat klik-gevoel.”
Esther: “Haha, maar wij willen óók de beste, hè?”
Roy: (lachend) “Ja, en zo snel mogelijk!”
“Je wilt de juiste persoon op de juiste plek, maar hoe doe je dat objectief en transparant? Een manager wil vooral dat ‘klik’-gevoel, maar dat is heel subjectief. Nogmaals, bij de vakafdelingen ligt de inhoudelijke kennis. Wij begeleiden alleen het inkoopproces. Natuurlijk kijk je mee en stel je kritische vragen: Wat vraag je uit, zijn de eisen proportioneel, passen ze bij de uitvraag en kun je die ook monitoren?”, aldus Esther.
Roy: “Kijk, ik zit in de arbeidsbemiddeling. Dat is iets heel anders dan de aanbesteding van een product. Als jullie potloden aanbesteden, dan zal de prijs meer wegen dan de kwaliteit. Maar bij inhuur gaat het ook om kwaliteit van mensen én het bureau en ieder bureau is anders. Ik zou graag willen dat er in offertes óók ruimte komt om die bureau-onderscheidenheid te kunnen uitleggen. Daarnaast is de hoofdvraag in een aanvraag ook vaak multi-interpretabel,” zegt Roy. “Dan krijg en creëer je vanzelf ruis. Als inkoper krijg je dan duizend vragen terug in de Nota van Inlichtingen. Dat is voor jou toch ook niet fijn?”
“Ja, heel herkenbaar”, vindt Esther. “Dan denk ik zelf nog wel dat ik duidelijk ben geweest! Maar wanneer wij verduidelijking aan bureaus vragen, hoor je meestal niets terug. Frustrerend. Maar gebruik die Nota van Inlichtingen wel! Het is ook in ons belang om die interpretatieverschillen er zoveel mogelijk uit te halen.”
Inkoopadviseur Esther Vogel en verkoper Roy Fhijnbeen (Fotograaf: John van Helvert)
Roy: “Feedback, zelfreflectie maar ook iets meer empathie voor elkaar is heel belangrijk. Toch zijn gunningscriteria vaak niet onderscheidend en duidelijk genoeg.”
Esther: “Dat komt meestal door tijdgebrek, of doordat je als aanbestedingsteam onvoldoende kennis hebt om echt onderscheidende gunningscriteria te benoemen. En als je de markt extra ruimte wil bieden, moeten we zó schrijven dat we partijen eerlijk kunnen vergelijken. En bij het bekijken van de offertes, kom je er soms achter dat je de markt toch niet zo goed kent als je dacht!”
“We hebben allemaal een eigen belang, maar wel hetzelfde doel: samen muziek maken!”
Esther: “Die marktconsultaties doen we denk ik ook nog te weinig. Het is goed om de markt te kennen en andersom te zorgen dat zij ook in beeld zijn.”
“Helemaal mee eens. Zoek die verbinding, dat blijft toch het toverwoord!", aldus Roy.