Samenwerken

"Wij zijn er ook om te horen wat er niet goed gaat"

Een goede dialoog

Om een aanbesteding en samenwerking te laten slagen, is een goede dialoog essentieel. Het leidt tot meer begrip, waardering en vertrouwen tussen aanbestedende diensten en marktpartijen. Zowel voor, tijdens als na de aanbesteding zijn er voldoende mogelijkheden voor contact. En ook los van een specifieke aanbesteding kun je met de markt in gesprek. De gemeenten Amsterdam, Alkmaar en Dijk en Waard en Werkorganisatie BUCH vertellen hoe zij dit doen.

Feeling houden met de markt

Het ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam gaat structureel in overleg met de markt, om de samenwerking een positieve impuls te geven. Die overleggen vinden plaats in verschillende vormen en samenstellingen, met zowel grote als kleine marktpartijen. Zie Dialoog met de bouwsector - Ingenieursbureau Amsterdam.

Malcolm Aalstein, Senior adviseur Markt & Inkoop, bij Gemeente Amsterdam legt uit waarom die dialoog zo relevant is en waarover deze gesprekken gaan. “Om de samenwerking verder te ontwikkelen, kun je het beste met de markt in gesprek gaan op een plek los van de individuele projecten of aanbestedingen. Praten volgens de protocollen van een aanbesteding hoeft in zo’n overleg namelijk niet. Het aankaarten en bespreken van allerlei generieke issues kan dan dus gewoon.”

“Het is belangrijk om feeling te houden met de markt.”

Ronde tafelgesprekken

Om dat te bereiken richtte de gemeente voor een aantal segmenten in de markt ‘tafels’ in. Dat deed ze onder andere voor infra-aannemers, grote spelers op de aannemersmarkt en mkb, ingenieursbureaus, groenaannemers en utiliteitsbouw. Aalstein trekt de kar voor de dialoog met de grote aannemers. Op de agenda staan steeds verschillende onderwerpen. Toch is er een onderverdeling in twee categorieën te maken:

Dingen die de gemeente Amsterdam (anders) kan doen, zodat de aannemers een grotere maatschappelijke meerwaarde kunnen leveren voor het belastinggeld. En tegelijkertijd op een wijze dat zij zich kunnen ontwikkelen als financieel gezonde bedrijven, ruimte voelen om te innoveren en aantrekkelijke werkgevers kunnen zijn.
Het verkennen van de relevante trends en ontwikkelingen in de sector, waar de gemeente Amsterdam en aannemers samen gesteld voor staan.

De zogenoemde ‘ronde tafels’ leveren een schat aan informatie op. Daarbij is het volgens Aalstein belangrijk dat ze “feeling houden met de markt en ervoor zorgen dat we daar goed op aansluiten.”

Tips van Malcolm Aalstein voor 'ronde tafels'

Wij hebben de regel dat het in de bijeenkomsten niet gaat over lopende of in voorbereiding zijnde aanbestedingen. Bescherm het zogenoemde ‘level playing field’ voor de partijen die niet aanwezig zijn, maar wel (willen) meedoen aan zo’n aanbesteding.
Gebruik een ‘tafel’ nooit als plek voor een marktconsultatie. De partijen die aanwezig zijn vertegenwoordigen namelijk niet de hele markt.
Deel informatie uit dit soort bijeenkomsten met alle partijen erbuiten. Deel het op intranet, zodat het voor iedereen toegankelijk is.

Afbreken van de eilandjescultuur

Recent organiseerden de gemeenten Alkmaar, Dijk en Waard en Werkorganisatie BUCH een ‘Marktdag’, met hulp van de regiomanagers Beter Aanbesteden. De BUCH staat voor de vier gemeenten: Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Dit zijn zelfstandige gemeenten, met één ambtelijke organisatie. Het enthousiasme over het contact tussen leveranciers en aanbestedende diensten bleek na de marktdag zo groot, dat ze kijken of ze een kenniskring met de regionale ondernemers kunnen starten voor meer verbinding.

“De marktpartijen vertelden eerlijk hoe ze in de wedstrijd staan. Wij gaven daar weer feedback op als aanbestedende diensten. Dat werd als zeer prettig ervaren”, geeft strategisch inkoopadviseur Eva van Egmond van Werkorganisatie BUCH aan, op het succes van de marktdag.

Het vervolg op de marktdag komt idealiter in de vorm van een kenniskring. Hoe dat aan te pakken, moeten de organisaties nog uitdenken. Tijdens zo’n moment kunnen leveranciers vertellen waar ze mee bezig zijn en aanbestedende diensten wat ze komend jaar gaan doen. De kenniskring kan ook een brug vormen tussen andere gemeenten en leveranciers. “Gemeenten werken nu minimaal samen, dus die coöperatie tussen gemeenten willen we promoten met de vraag waar we elkaar kunnen helpen en versterken. Ons doel is om die eilandjescultuur af te breken.”

Tips van Eva van Egmond voor het organiseren van een marktdag

Vooral doen! Bij zo’n evenement komen goede ideeën en veel energie vrij.
Het is een relatief kleine moeite om te organiseren, maar je krijgt er heel veel input en samenwerking tussen partijen voor terug.

“Het is goed om elkaars belangen te leren begrijpen”

Merijn de Buck van Stadswerk072 verzorgde samen met projectleider Joost Slooves een presentatie tijdens de marktdag. Die ging over hun inkoopbeleid en het groslijstsysteem waarmee ze werken. Om zo te laten zien hoe zij invulling geven aan transparant en objectief selecteren van regionale partijen. Stadswerk072, onderdeel van de gemeente Alkmaar, verzorgt de aanbestedingen voor de grond-, weg- en waterbouw. Stadswerk072 stelde met de andere gemeenten het programma op voor de marktdag.

De Buck is zeer positief over de marktdag: “Het is goed om elkaars belangen te leren begrijpen. Wij zijn er ook om te horen wat er beter kan. Met die feedback kunnen we vervolgstappen zetten.” Naast een eventuele kenniskring met gemeenten BUCH/Dijk en Waard, is Stadswerk072 is al langer bezig met het idee voor het opzetten van een kenniskring met (regionale) marktpartijen om specifieke vraagstukken te bespreken. Hier willen ze in 2023 verder vervolg aan geven.

Belangrijkste actiepunten voor verbetering van interne processen van Stadswerk072

Meer transparantie en duidelijkheid geven over de werking van het groslijstsysteem en de selecties die plaatsvinden.
Mkb-vriendelijk aanbesteden is het uitgangspunt. Dat houdt in:

Versimpelen van documenten, zoals een begrijpelijke inschrijfleidraad aanleveren, zonder onnodige informatie
Aanbestedingstermijnen verlengen, zodat er meer tijd is voor het doorgronden van stukken en het stellen van vragen.
Helder beschrijven wat we verwachten van opdrachtnemers in subgunningscriteria.
Meer persoonlijke contactmomenten tijdens een aanbesteding, bijvoorbeeld met een mondelinge toelichting over het project of de nota van inlichtingen.

Zowel voor, tijdens als na de aanbesteding heb je als aanbestedende dienst en marktpartij voldoende mogelijkheden voor contact.