Strategie
Inkoop en bestuur
Foto: John van Helvert
Hoe vereenvoudig je het inkoopproces en geef je beter invulling aan de Aanbestedingswet? Dat is nog een hele uitdaging volgens inkoopadviseur Renée van Zijp en wethouder Rob Jonkman van gemeente Opsterland. Beiden zijn het erover eens: een goede verbinding tussen inkoop en bestuur is één van de belangrijkste speerpunten van een goed inkoopbeleid. “Laat je horen en blijf die verbinding zoeken met elkaar.”
“Het onderwerp inkoop en aanbesteden is niet sexy genoeg”, geeft Jonkman aan. Onbekend maakt toch onbemind. Daarom moeten bestuurders en inkopers vaker uitleggen hoe belangrijk het is die inkoop goed te regelen en dat je daardoor echt verschil kunt maken.” Jonkman kun je inmiddels wel een expert noemen op dit gebied. Sinds 2010 heeft hij inkoop en aanbesteden in zijn portefeuille. “Bestuurlijk gezien ben ik redelijk ingevoerd, maar informatie over concrete zaken moet ik toch echt bij onze afdeling Inkoop halen.”
Inkoop 'on tour'
Jonkman: “Er heerst ook nog wel een vooroordeel dat inkopen en aanbesteden enorm gekaderd, juridisch en procedureel lastig zou zijn. Toch groeit het besef langzaam dat er veel meer kansen en mogelijkheden zijn dan gedacht om elkaar als aanbestedende dienst en aanbieder op te zoeken en het vooroordeel weg te nemen.”
“Daar ligt ook een taak voor de inkoopafdeling zelf”, vindt van Zijp. “Zo organiseerden we als team Inkoop van de OWO-gemeenten, waarvan Opsterland naast Ooststellingwerf en Weststellingwerf onderdeel is, een ‘inkooptoer’. We lieten onze gemeenten zien wat we doen, hoe we de vakafdelingen kunnen faciliteren of adviseren. Mijn advies: Zoek vooral naar de innovaties en mogelijkheden binnen de rechtmatige kaders. We kunnen zoveel! ”
Wethouder Rob Jonkman en inkoopadviseur Renée van Zijp (Fotograaf: John van Helvert)
Neem Inkoop mee in je projecten
Er is volgens Jonkman en van Zijp meer bewustwording en waardering nodig voor het inkoopproces. Jonkman: “Het besef dat je inkoop kunt gebruiken voor het realiseren van je doelstellingen is nog te weinig aanwezig, hoewel er miljarden mee gemoeid zijn! Neem bijvoorbeeld duurzaamheid. Als je als bestuur zegt dat je in 2035 energieneutraal wilt zijn, heeft dat consequenties voor de manier waarop je inkoopt en moet je Inkoop wel meenemen in je projecten.”
"Als je als bestuur in 2035 energieneutraal wilt zijn, moet je Inkoop meenemen in je projecten."
Integriteit, transparantie en communicatie
Waaraan moet een ideaal inkoop- en aanbestedingsbeleid nog meer voldoen? Jonkman: “Integriteit. Je moet je er altijd bewust van zijn dat iets integer is ingekocht. Dus geen vriendjespolitiek, maar juist kansen creëren voor alle partijen en nieuwe aanbieders. Daarnaast moet je duidelijk en helder zijn in je inkoopbeleid en voorwaarden.” Van Zijp: Daar voeg ik graag nog transparantie, realistisch en actueel aan toe.” Maar ook de communicatie met de marktpartijen is essentieel, vindt Jonkman. “Dat ze je weten te vinden, maar ook andersom.” Van Zijp: “Daarom is een markt(consultatie)dag ook een supermooi instrument, waarin aanbestedende diensten en ondernemers elkaar beter leren kennen.”
"Ga voor die verbinding met elkaar en maak de lijnen korter."
Kansen door verbinding
En eigenlijk gaat het al best goed in Opsterland, concludeert Jonkman: “Wij zijn onderdeel van een samenwerkingsverband van drie verschillende gemeenten. Dat maakt het inkoopbeleid soms nog wel meer een uitdaging dan bij andere gemeenten, maar ook daarin zoeken we de verbinding met elkaar. Bij elk onderwerp maken we de afweging of we gezamenlijk inkopen, of een tussenstap doen. Van Zijp: “Die samenwerking brengt ook weer mooie kansen, zoals administratieve lastenverlichting en eventuele kostenbesparing." Jonkman vult aan: "Ga voor die verbinding met elkaar en maak de lijnen korter.”