Achter de schermen van inkoop

De week van Christa (Stichting RIJK)

Ook al valt de aanbestedingswet binnen een juridisch kader, er kunnen alsnog meerdere wegen naar Rome leiden. Dat weet inkoopadviseur Christa van Tol van Stichting RIJK maar al te goed. Die tweestrijd maakt haar werk juist zo boeiend en interessant. Met Van Tol nemen we een kijkje achter de schermen van een inkoopadviseur. Hoe ziet haar werk eruit en welke uitdagingen komt ze daarbij tegen?

Voelsprieten uitzetten

Als inkoopadviseur bij een inkooppartner van 17 gemeenten in Noord- en Zuid-Holland en Utrecht begeleidt Van Tol verschillende aanbestedingen van A tot Z in de groen- en woningbouwprojecten. En dat is iedere keer weer opnieuw aftasten: “Hoe zit de opdrachtgever erin, wat wil die bereiken, welke belangen spelen er? De ene keer is het meer aftasten dan de andere keer, zeker als zaken politiek gevoelig liggen. Je moet altijd je voelsprieten uit hebben staan!”

Een week vol verrassingen

“Mijn werkweek is heel divers. De ene dag publiceer ik de voorlopige gunningsbeslissing voor een aanbesteding op TenderNed. En beantwoord ik een vraag van een gemeente die wil weten hoe ze om moeten gaan met de Aanbestedingswet, als ze hun zwembad willen verduurzamen. De andere dag werk ik op de afdeling Buitenruimte van een van onze gemeenten. Veel van onze inkoopadviseurs zijn ook relatiebeheerder en hebben in die rol ook een helpdeskfunctie. Projectleiders kunnen je dan van alles vragen over zaken waar ze tegenaan lopen met hun eigen aanbestedingen.”

“Ik ben iedere dag met veel verschillende onderwerpen bezig en moet daarbij altijd scherp blijven. Dat is soms een uitdaging. Mijn agenda is altijd hectisch. Zeker ook met allerlei ad-hocvragen tussendoor.”

Beelden van de week van Christa

Nieuwsgierig en een beetje eigenwijs

Communicatief sterk zijn, beheersing van verwachtings- en tijdmanagement, signaleren van knelpunten en voelen wat er aan de oppervlakte speelt. Het zijn zomaar wat eigenschappen die een publieke inkoper moet hebben. Volgens de inkoopadviseur is het ook belangrijk om “nieuwsgierig en een beetje eigenwijs te zijn en je ergens mee durven te bemoeien. En realiteitszin: wat ze nu willen kan dat eigenlijk wel? Én de verantwoordelijkheid dragen voor het proces, dat is ook een hele belangrijke.”

Van Tol vindt zichzelf ook vooral “een verbinder”. “Samen kom je verder. Als projectteam met elkaar een mooi resultaat bereiken bij een aanbesteding, geeft veel energie.”

Kansen voor de markt

“Bij Stichting RIJK proberen we gemeenten te stimuleren om de markt beter te leren kennen, nog vóór het aanbestedingsproces. Als je als gemeente bijvoorbeeld een lokale aanbesteding wil, moet je wel weten wat lokale partijen kunnen bieden. Nodig ze een keer uit om te vertellen wat ze allemaal in huis hebben! Dat gebeurt nu mondjesmaat, er is dus nog veel meer dialoog nodig. Ik zie wel dat beleidsmedewerkers willen onderzoeken wat ze nog meer kunnen doen, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Het ontbreekt ze vaak aan tijd. Toch helpt het als je elkaar beter begrijpt en weet wat je van elkaar wilt. Kijk als inkoper ook eens wat vaker bij buurgemeenten die met dezelfde vraagstukken bezig zijn. Dan gaat het vooral om het delen van kennis onderling. Je hoeft niet allemaal het wiel opnieuw uit te vinden!”