Aanbesteden is maatwerk: kies de juiste procedure
Sophia zat klaar voor haar laptop. Ze had al ingelogd op de vergadering en zag het bericht "We’ll let the organiser of the meeting know that you are waiting".
Het was vandaag haar eerste werkdag. Ze werkte hiervoor als inkoper in het bedrijfsleven, maar maakte nu een carrièreswitch door deze baan bij de gemeente aan te nemen. De basis voor haar keuze lag voor een groot deel bij idealisme. Ze ging wat minder verdienen, maar ze hoopte in deze nieuwe baan meer impact te kunnen maken. Bovendien zou ze minder reistijd hebben, want ze woonde ook in deze gemeente.
En nu zat ze te wachten op de eerste online meeting met haar nieuwe chef, Hank Breedveld. Ze had tijdens het sollicitatietraject een half uurtje met hem gesproken en dat had indruk op haar gemaakt. Het leek haar een heel serieuze en een beetje aparte man. Hij had een fors postuur, een kaal hoofd en een grote rode baard. Het eerste dat hij bij het sollicitatiegesprek tegen haar zei, ging over zijn naam: "Je schrijft Hank, maar je zegt Henk."
Nieuwe jurisprudentie
Er is nieuwe jurisprudentie over de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Het Gerechtshof Amsterdam zegt dat de hoogte van de transitiekosten mee kan wegen bij de beoordeling van de aanwezigheid van een technische reden:
“Dit betekent dat de basis voor het beroep van UWV op de technische uitzondering ligt bij de hoogte van de transitiekosten van het archief, in het geval het archief bij een nieuwe aanbieder naar een andere locatie moet. Anders dan Iron Mountain betoogt, sluit artikel 2.32 lid 3 Aanbestedingswet 2012 niet uit dat de hoogte van de transitiekosten mee kan wegen bij de beoordeling van de aanwezigheid van een technische reden. De hoogte van de transitiekosten kan immers onder bijzondere omstandigheden met zich meebrengen dat van een redelijk alternatief of substituut in de zin van artikel 2.32 lid 3 Aanbestedingswet 2012 geen sprake is.”
Het scherm flikkerde even en naast haar eigen afbeelding zag ze het beeld van een keuken opdoemen. Hank, nu niet in een net pak, maar in poloshirt met een kleur die het midden hield tussen roze en rood, was bezig een jongetje van 2 jaar een onbestemd prutje te laten eten. “Ah, Sophia, toch?” vroeg hij.
Sophia knikte en wilde zich uitgebreid voorstellen, maar Hank onderbrak haar: “Sophia, vind je het goed als we gelijk ter zake komen? Zoals je ziet, moet ik ook deze kleine rakker nog voeden en ik heb over een half uur weer een meeting”.
Hij propte een lepel in de mond van het ventje en vervolgde: “Ik zal je even kort wat uitleg geven over hoe we hier werken. Heb je potlood en papier bij de hand?”
“Noem het vooral geen marktconsultatie, maar een marktoriëntatie”
Sophia knikte en hij ging verder: “Kijk, iedere aanbesteding hier begint met een marktoriëntatie, dan gaan we kijken wat er op de markt te koop is. Dat is iets anders dan een marktconsultatie, dan vragen we namelijk officieel aan bedrijven om ideeën te geven over een komende aanbesteding. Noem het dus vooral geen marktconsultatie, maar een marktoriëntatie als je wat bij een bedrijf wilt informeren.” Sophia schreef het braaf op.
Marktoriëntatie vs marktconsultatie
Het verschil tussen een marktoriëntatie en een marktconsultatie is ook al eens in een rechtszaak aan de orde geweest: “De primaire vordering onder IV om AVU te gebieden de kennisvoorsprong van AVR weg te nemen en verslaglegging van de marktconsultatie te delen met alle potentiële gegadigden, is gebaseerd op de aanname van EEW dat AVU voorafgaand aan de aankondiging van deze opdracht een marktconsultatie heeft gehouden. AVU heeft dit echter betwist en stelt dat zij alleen een marktverkenning heeft laten uitvoeren."
Er zijn volgens AVU geen gegadigden betrokken geweest bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure zoals bedoeld in artikel 2.51 Aanbestedingswet. Attero heeft ter zitting verklaard dat zij in het kader van deze marktverkenning is geïnterviewd, maar dat de uitkomsten van deze marktverkenning niet met haar zijn gedeeld. Nu AVU heeft betwist dat een marktconsultatie heeft plaatsgevonden en EEW haar stelling op dit punt niet nader heeft onderbouwd, kan de vordering niet worden toegewezen. Niet is gebleken dat AVR en Attero op dit gebied een kennisvoorsprong hebben. De vordering onder IV wordt daarom afgewezen.
“Daarna kies je de procedure: openbaar mag alleen als je minder dan 10 partijen verwacht, bij meer dan 10 verwachte inschrijvers moet je kiezen voor niet-openbaar. Dat staat in de Gids Proportionaliteit. Niet-openbaar is overigens een rare naam, want het is gewoon een openbare procedure, maar dan alleen met een voorselectie.”
Ondertussen ging er weer een lepel richting de steeds moeilijker kijkende peuter en ging verder: “Wij doen overigens bijna niets meer op laagste prijs en we hebben extra veel aandacht voor maatschappelijke thema’s: we willen niks te maken hebben met genderdiscriminatie, grensoverschrijdend gedrag of moderne slavernij en we vragen bij elke aanbesteding om social return.”
Terwijl Sophia zich het hoofd brak over wat hij kon bedoelen met ‘moderne slavernij’, vervolgde Hank alweer zijn verhaal: “Verder gebruiken wij ook de concurrentiegerichte dialoog voor ingewikkelde projecten. Dan heb je voor de inschrijving contact met de inschrijvers.
Wat ook kan is de mededingingsprocedure met onderhandeling, dan heb je na de inschrijving contact met de bedrijven om hun inschrijving te finetunen. Je mag ze echter niet tegen elkaar uitspelen. Schrijf je dat op, Sophia?”
Procedurekeuze
De keuze voor de procedure kan bepalend zijn voor het succes van de aanbesteding. Laagste prijs heeft zijn nadelen evenals aanbesteden op beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Een aanbesteding op levenscyclus is ook niet altijd geschikt. Kortom, het is ontzettend belangrijk om het hele palet dat een inkoper tot zijn beschikking heeft, te benutten. De mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog, maar ook methoden als RCC en BVP kunnen in bepaalde gevallen zeer geschikt zijn.
Ook erg populair, vooral in het sociaal domein, is open house, waarbij het gebruik van gunningscriteria niet aan de orde is. En uit recente jurisprudentie blijkt dat ook gunnen via onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking, vaker toegepast kan worden dan algemeen aangenomen. Aanbesteden is maatwerk. Denk dus goed na welke procedure je kiest.
De website van PIANOo kan enorm helpen bij het benutten van het complete palet dat een inkoper tot zijn beschikking heeft. Een handig overzicht van de verschillende aanbestedingsprocedures is te vinden op de website van PIANOo.
“Dan hebben we ook nog de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Die kan gebruikt worden als je al een contract hebt en overgang naar een nieuwe leverancier geen redelijk alternatief of substituut is. Gebruiken wij ook regelmatig als het te duur wordt om te switchen.”
Ondertussen begon Hanks zoontje afwerende gebaren met zijn handjes te maken, duidelijk makend dat hij geen trek meer in het prutje had. Hank had blijkbaar echter vaker met dit bijltje gehakt, want met een hand hield hij de armpjes van het kleine mannetje in toom, terwijl hij met zijn andere hand weer een lepel in de mond van het ventje stopte:
“Het duizelde Sophia inmiddels volledig, maar ze wilde zich niet laten kennen en deed alsof ze wat opschreef”
“Als we iets heel nieuws willen ontwikkelen, dan is er ook nog de mogelijkheid van een innovatiepartnerschap. Daarmee kun je voor langere tijd met een leverancier samen een nieuw product of een nieuwe werkwijze ontwikkelen, maar dat hebben wij nog nooit gedaan.”
Het duizelde Sophia inmiddels volledig, maar ze wilde zich niet laten kennen en deed alsof ze wat opschreef. Terwijl Hank aan het vertellen was, smeerde de peuter het prutje zo gelijkmatig mogelijk over zijn gezicht.
Onderhandse aanbesteding
Als een overheid kiest voor een (meervoudig) onderhandse aanbesteding, dan moet de keuze voor degene die meedoen gebaseerd zijn op objectieve (meetbare) criteria. Veel gemeenten willen de lokale economie stimuleren en gebruiken daarom een afstandscriterium, de zogenoemde passermethode. Je zet een passer op je stadhuis en je kiest alleen maar bedrijven die binnen een straal van bijvoorbeeld 10 kilometer gevestigd zijn. Deze keuze zegt uiteraard niets over de kwaliteit van de inschrijvers, maar het criterium is wel objectief (meetbaar). In onderstaande rechtszaak had de gemeente alleen partijen uitgenodigd waarmee al eerder zaken waren gedaan.
Hierover zei de rechter: “Naar het oordeel van de voorzieningenrechter blijkt uit deze toelichting genoegzaam op basis van welk objectief criterium de gemeente de 3 gegadigde ondernemers heeft geselecteerd. Of dat criterium garandeert dat de geselecteerde ondernemers beschikken over voldoende kennis en ervaring om de opdracht met succes te kunnen vervullen, doet niet ter zake."
“Onder de Europese drempels kennen we ook nog zogenoemde meervoudig onderhandse aanbestedingen, maar dat zal jou met je ervaring in het bedrijfsleven niet veel moeite kosten. Dat is min of meer hetzelfde als in het bedrijfsleven. Je vraagt 3 bedrijven om een offerte en je kiest de beste. Het enige verschil is dat je de keuze voor de 3 bedrijven die je een offerte laat maken moet kunnen verantwoorden. Die keuze moet gebaseerd zijn op objectieve criteria.”
Hank probeerde inmiddels het gezichtje van zijn zoon schoon te vegen, maar leek het daarmee alleen maar te verergeren. “Dan doen we ook nog aan Best Value Procurement (BVP) en aan Rapid Circular Contracting (RCC), maar dat zijn geen procedures die in de wet staan. Heb je nog vragen?”
De woordenstroom was abrupt tot stilstand gekomen. De peuter keek ondertussen triomfantelijk naar de enorme verzameling etensresten die op zijn kleding en stoel zat. Voordat Sophia iets kon zeggen, was Hank opgestaan en had hij het ventje uit zijn stoel getild. Hij hield het ventje vlak voor de camera en zei: “Zeg tante Sophia maar gedag, Joris.”
Het ventje brabbelde wat onverstaanbaars, waarna het grote hoofd met de rode baard weer vol in beeld kwam: “Goed om je aan boord te hebben. Ik stuur je alvast de stukken. Morgen hebben we de kick-off van de aanbesteding voor de warme drankenvoorziening, die ga jij doen.”
Koffie als ontgroening
Het is geen toeval dat de eerste aanbesteding van Sophia het aanbesteden van koffie is. Het gerucht gaat dat het aanbesteden van koffie, waar vaak onenigheid over is, gebruikt wordt als een soort ontgroening van nieuwe inkopers.
Er zijn smakelijke verhalen te vertellen over smaaktests van koffie. Zo behandelde de Commissie van Aanbestedingsexperts (CVAE) ooit een klacht waarin de leverancier klaagde dat er iemand aan de smaaktest meedeed die zelf geen koffie dronk, maar alleen maar aan de verschillende koffies rook en daarop haar oordeel baseerde. Ook was er een leverancier die vond dat alleen vaste medewerkers mee mochten doen met de smaaktest en de ‘externen’ niet.