Tenderkostenvergoeding, de musical
Sandra kon geen woord uitbrengen. Samen met haar collega Jane en haar baas Willem luisterde ze namens een kenniscentrum naar de pitch van Charles Koolmees, 1 van de 3 communicatiedeskundigen die op uitnodiging een plan moest maken om meer ruchtbaarheid te geven aan de tenderkostenvergoeding.
Die vergoeding was er om ervoor te zorgen dat inschrijvende partijen een tegemoetkoming zouden krijgen voor de gemaakte kosten, als aanbestedende diensten een aanbesteding introkken. Het kenniscentrum had een uitstekende handreiking hiervoor liggen en had nu aan 3 communicatie-experts gevraagd om een plan te maken om deze handreiking onder de aandacht van inschrijvers en overheden te brengen.
Een tenderkostenvergoeding vangt gemaakte kosten van inschrijvers op bij een ingetrokken aanbesteding
De eerste presentator gaf met behulp van PowerPoint een heldere presentatie, waarin met traditionele middelen als advertenties en direct mail interesse voor de tendervergoeding werd gewekt. De tweede presentator koos voor een intensief gebruik van social media, gecombineerd met themabijeenkomsten. Toch had niets hen kunnen voorbereiden op de derde presentatie.
Charles Koolmees droeg een vale spijkerbroek, een roze overhemd en een gebloemd colbertje, waarvan Sandra zeker wist dat dit, by far, het meest extravagante jasje was dat ooit binnen de muren van dit ministerie was gedragen. Dit alles afgemaakt met knalgele gympen en een enorme hoornen bril die niet zou misstaan in de jaren ‘50. Koolmees liet gelijk weten geen PowerPoint te gebruiken (“PowerPoint is de invalidewagen voor de slechte spreker”). Hij was daarna zonder veel omhaal aan de slag gegaan.
Hij had alleen een kleine bluetoothspeaker bij zich en met een paar tikjes op zijn telefoon begon er een zachte piano te spelen. Tot verbazing van de 3 toekijkende ambtenaren ging hij op zijn hurken in een hoek zitten en begon hij te zingen:
“Alles is wekenlang voor niets geweest Deze dag eindigt met een klap en zonder feest Hard gewerkt maar zonder resultaat De strijd is voorbij en nu is het te laat De aanbesteding ingetrokken, de droom voorbij Waar moet ik heen, wat rest mij?”
“Meedoen aan een aanbesteding is een strijd tegen je onbekende tegenstanders en de beoordelaars van de aanbestedende dienst”
Hij zette de muziek stop en begon enthousiast te vertellen: “Kijk, meedoen aan een aanbesteding is een strijd, een strijd tegen je onbekende tegenstanders. Maar ook een strijd tegen de beoordelaars van de aanbestedende dienst. Wekenlang heerst er spanning in het bedrijf.
Maken we een kans? Hoe kunnen we winnen? Als de opdrachtgever de opdracht dan intrekt en je daar bericht over krijgt, dan is dat een enorme klap voor iedereen die aan de inschrijving heeft meegewerkt. Iemand zei laatst dat je nog beter kunt verliezen, dan dat het niet doorgaat.”
Sandra, Jane en Willem keken elkaar niet-begrijpend aan. Koolmees zag hun verbazing en ging verder: “Oh, sorry, dat had ik nog niet gezegd, de basis voor mijn plan ligt bij het maken van een musical: Tenderkostenvergoeding, de musical!”
Tenderkostenvergoeding
Het Regioteam Noord-West van Beter Aanbesteden stelde in 2018-2019 een handreiking op over hoe je in de praktijk om kunt gaan met een tenderkostenvergoeding. Het is een van de actiepunten uit de Actieagenda Beter Aanbesteden. De meest eenvoudige wijze om te bepalen wat de tenderkostenvergoeding concreet moet zijn (als er sprake is van een tenderkostenvergoeding), is een percentage van de geraamde opdrachtwaarde op te nemen in het beleid of de procesdocumentatie. Alhoewel dit voorbijgaat aan de mate van de gevraagde inspanning en de relatieve omvang van de betreffende opdracht. In de handreiking staat de oplossing hiervoor.
Voordat 1 van de 3 kon reageren, was hij verder gegaan: “In het tweede lied gaan we naar het perspectief van de aanbestedende dienst. In dit nummer zien we de verschillende krachten binnen de overheid die tot het intrekken van een aanbesteding kunnen leiden. Bedrijven hebben vaak geen benul welke krachten er spelen in een bestuurscultuur. In dit nummer horen we achtereenvolgens de jurist, de politicus, de projectverantwoordelijke en de inkoper.”
Hij startte de muziek weer en er klonk een drukke ritmische mix van instrumenten. Hij begon weer te zingen, waarbij hij ieder personage een ander stemmetje gaf:
“Juridisch is dit een monster met een waterhoofd.” “Denk aan mijn kiezers, dit heb ik ze beloofd.” “De afdeling staat klaar om met de uitvoering te beginnen.” “Maar er is iets fout gegaan, niemand kan het winnen.” “Trek de aanbesteding in, trek de aanbesteding in, doorgaan heeft totaal geen zin.” “Begin opnieuw bij het begin en trek de aanbesteding in.”
Verschillende krachten binnen de overheid kunnen leiden tot de intrekking van een aanbesteding
Op dezelfde wijze zong Koolmees nog een vijftal fragmenten. Nu was hij toe aan wat hij de grande finale noemde. Dit was volgens hem het ultieme geluksmoment, de apotheose en de verlossing. De inschrijver had uiteindelijk een mooi bedrag op zijn rekening gekregen en daarmee was de frustratie verdwenen. Er schalde vrolijke muziek uit de kleine speaker en Koolmees, die inmiddels op een tafel stond, zong uit volle borst het slotrefrein:
“Tenderkostenvergoeding, goed voor ons allebei Tenderkostenvergoeding, goed voor jou en mij Dank je wel lieve overheid, je bent eerlijk en goed geweest Welkom iedereen, op het tenderkostenvergoedingsfeest”
Het woord ‘feest’ had hij bijna 20 seconden aangehouden en Sandra, Jane en Willem vonden het inderdaad wel zo’n klassiek musical-slotnummer.
Daarna volgde een discussie over de inzendingen en de stemronde. De beslissing was unaniem. Hoewel dat in de cultuur van het kenniscentrum ongebruikelijk was, omhelsden ze elkaar. Soms moet je lef hebben en out-of-the-box denken. Vandaag was zo’n dag. 'Tenderkostenvergoeding, de musica0'l kwam als favoriet uit de bus. Tevreden pakten ze hun spullen bij elkaar. Bij de deur stootte Willem Sandra nog even aan: “Neem jij alvast een optie voor vijf voorstellingen in de Koninklijke Schouwburg?”