Zorg ervoor dat je voldoende goede aanbiedingen krijgt
“Je bent wát aan het doen?”
Andrea keek stomverbaasd naar het lachende gezicht van haar beste vriendin José. “Ik ben aan het daten volgens de principes van het Europese aanbesteden”, zei José nogmaals.
“Je neemt me in de maling”, zei Andrea na een korte stilte. Ze keek haar vriendin doordringend aan. Ze spraken regelmatig af in dit grand café.
“Ik ben aan het daten volgens de principes van het Europese aanbesteden”
“Nee, serieus, je weet dat ik al jaren tevergeefs aan het daten ben. Nu nader ik de 50 en moet het maar eens gebeuren. Daarom heb ik het nu een keer serieus aangepakt”, sprak José met een grijns op haar gezicht.
José werkte al jaren als senior inkoper bij een ministerie en ze had in de afgelopen jaren meer dan 20 grote Europese aanbestedingen tot een goed einde gebracht. Een tijdje geleden was ze op het idee gekomen om de werkwijze van aanbesteden toe te passen op daten. Terwijl Andrea nog steeds een uitdrukking van diepe verbazing op haar gezicht had, begon José het uit te leggen:
“Kijk, wat je doet bij een aanbesteding is eigenlijk heel simpel. Je hebt een paar eisen waar een bedrijf gewoon aan moet voldoen, en je hebt een paar wensen waar het op kan scoren. Het winnende bedrijf voldoet aan alle eisen en scoort het beste op de wensen, of zoals wij het noemen ‘de gunningscriteria’.”
Voldoende aanbiedingen krijgen
Een van de belangrijkste zaken bij een aanbesteding is om ervoor te zorgen dat je voldoende aanbiedingen krijgt. Ga daarom in een vroeg stadium praten met de markt, zodat je kunt zorgen voor realistische selectie- en gunningscriteria. Maak de aanbesteding zo eenvoudig mogelijk. Als volstrekt duidelijk is welke oplossing je wilt voor een onderdeel, maak daar dan een eis van, en geen wens. Je bespaart daarmee de inschrijvers een hoop werk.
Als je meer wilt weten over vroegtijdig in gesprek gaan met de markt en/of over het opstellen van realistische aanbestedingscriteria, gaat één van onze regiomanagers graag met je in gesprek. Meer informatie vind je op de pagina Regionale Ondersteuning.
Hoewel Andrea nog altijd keek alsof ze in de maling genomen werd, vervolgde José haar betoog: “Feitelijk is daten net zoiets, ik zoek een man die aan bepaalde eisen voldoet, en daarna kan hij me beter of slechter bevallen.”
“Het winnende bedrijf voldoet aan alle eisen en scoort het beste op de wensen, of zoals wij het noemen ‘de gunningscriteria’”
Andrea: “Maar noem dan eens wat.”
José: “Nou, ik heb bijvoorbeeld de volgende eisen geformuleerd: hij moet een beetje in de buurt wonen, een beetje geld hebben, geen thuiswonende kinderen meer hebben, niet te oud zijn en langer zijn dan ik.” Het laatste leek Andrea geen enkel probleem, want José was hooguit 1 meter 53.
“Oké, maar wat zijn dan de wensen waarop hij kan scoren?”
“Dat zijn er eigenlijk maar 4. Ik selecteer de mannen van de datingwebsite op basis van mijn eisen. Met de mannen die aan de eisen voldoen, maak ik een afspraak om te kijken hoe ze op de wensen scoren, hier in dit Grand Café.”
Andrea keek schichtig om zich heen, alsof ze elk moment betrapt konden worden op het zeggen van iets wat eigenlijk niet hoort. Onverstoorbaar ging José verder met haar verhaal: “Ik praat met iedere kandidaat ongeveer een uur en ik geef punten voor de volgende criteria: gevoel voor humor 30%, interesse in mij 30%, kleding en uitstraling 20% en stemgeluid ook 20%”.
“Ik geef punten voor de volgende criteria: gevoel voor humor 30%, interesse in mij 30%, kleding en uitstraling 20% en stemgeluid 20%”
“Stemgeluid?”
“Ja, ik moet er niet aan denken om de rest van mijn leven door te brengen met iemand met een rare piepstem.”
Andrea knikte braaf, en realiseerde zich op dat moment dat haar Herman bij José zeker niet door de selectie zou komen. Hij was een schat van een man, maar hij sprak nogal nasaal, iets waar Andrea wel aan gewend was, maar wat anderen vaak irriteerde.
“Zijn er wel voldoende kandidaten voor zulke strenge criteria?”
“Nou ja, ook dat is bijna hetzelfde als bij een aanbesteding. Je moet de ‘opdracht’ niet dichttimmeren met ingewikkelde zaken. Als ik bij de financiële draagkracht een bedrag noem, mis ik misschien iemand die daar net onder zit. En ook het afstandscriterium en het leeftijdscriterium moeten natuurlijk niet te beperkend zijn”.
Betrek de interne klant
De interne klant van de inkoper heeft vaak al een concreet beeld (of zelfs een naam) van de partij waar hij het liefste zaken mee zou willen doen. Als er vervolgens na een gedegen aanbesteding toch een andere winnaar uit de bus komt, dan kan dat tot een teleurstelling bij die persoon leiden. Het is echter niet toegestaan om een aanbesteding zo op te stellen dat er maar een partij kan winnen, of dat een partij een voordeel heeft. Je moet ervan uitgaan dat als de aanbesteding goed in elkaar zit en de beoordeling correct heeft plaatsgevonden, je in principe uit zult komen op de beste inschrijver. Betrek dus ook de interne klant bij het opstellen van de gunningscriteria.
Andrea: “Maar hoe weet je dat dan?”
José: “Eigenlijk net als bij een aanbesteding, door een gedegen marktoriëntatie. Bij een aanbesteding ga je je als inkoper voorafgaand aan het publiceren ook uitgebreid oriënteren over wat er mogelijk is. Daarom bestudeer ik op de datingwebsite de profielen van de mannen in de goede leeftijdscategorie en aan de hand daarvan stel ik de eisen vast. Bovendien zet ik in mijn specs dat mijn lievelingsfilm The Godfather is. Op de een of andere manier is dat voor mannen heel aantrekkelijk.”
“Zijn er wel voldoende kandidaten voor zulke strenge criteria?”
“En heb je er succes mee?”, vroeg Andrea die nu wel door had dat het haar vriendin ernst was.
“Ja en nee, vorige week had ik een afspraak met een man die eigenlijk aan alles leek te voldoen: beetje geld, gevoel voor humor, geen kinderen in de buurt, geïnteresseerd in mij, prima stemgeluid.”
“Waarom werd het dan niks?”
“Zijn snor beviel me niet”, zei José met een stem waarin een zekere teleurstelling doorklonk.