Van 3 A4’tjes naar volledige gamification van aanbestedingen
Het is 25 januari 2025. Al jarenlang is er gepraat over lastenverlichting bij het aanbesteden. Er is namelijk een enorme toename van de maatschappelijke kritiek erop. Aanbesteden is te ingewikkeld geworden. Vooral voor mkb’ers is een Europese aanbesteding een hels karwei.
Daarom hebben een aantal overheden in 2020 het initiatief genomen om aanbesteden te versimpelen. Het eerste idee hierbij was om de beschrijving van de opdracht te beperken tot 3 A4-tjes. Hiermee voorkom je dat inschrijvers met weinig ervaring al gelijk verdwalen in een oerwoud van informatie. Het is een doorslaand succes. Vrijwel iedereen die ermee werkt is er positief over. Logisch dus om ook te kijken naar een versimpeling aan de inschrijverskant.
Beschrijving van de opdracht beperken tot 3 A4’tjes om niet te verdwalen in een oerwoud aan informatie
Nasr Badloe en Sylvia Hamdaoui zijn net klaar met hun studie als ze samen een bedrijfje beginnen dat aanbestedende diensten helpt om het meedoen aan aanbestedingen voor inschrijvers gemakkelijker en minder tijdrovend te maken. Omdat ze zelf enthousiaste gamers zijn, gaan hun gedachten al snel uit naar de mogelijkheid om de winnaar in een aanbesteding te bepalen door middel van een game. De afgelopen 3 jaar hebben ze samen met een tweetal ministeries, een waterschap en 3 gemeenten een aantal pilots uitgevoerd. In het begin werkte het totaal niet goed, maar met het verstrijken van de tijd ging het steeds beter. Vandaag is de beslissing in de eerste echte aanbesteding, door de score van de 5 geselecteerde inschrijvers in de game.
Het indienen van de prijzen op TenderNed was al gedaan. Tot het einde van de game blijft de uitslag geheim. In een sessie van 1,5 uur valt de beslissing welk bedrijf het hoogst op kwaliteit scoort.
Uitgangspunt 3 A4'tjes
Er zijn gelukkig veel initiatieven die ervoor zorgen dat inschrijvers het wat gemakkelijker krijgen bij hun inschrijving op een aanbesteding. Het idee van aanbesteden op 3 A4’tjes is ontwikkeld door de HIS (Haagse Inkoop Samenwerking) en vindt gelukkig veel positieve respons bij andere aanbestedende diensten. Of we ooit gaan aanbesteden via het spelen van een game zal de tijd leren.
Ben je benieuwd of aanbesteden op 3 A4 iets is voor jouw organisatie? Bekijk de pagina Aanbesteden op 3 A4: minder pagina’s, meer resultaat.
De inschrijvers mogen 2 deelnemers inzetten die mogen samenwerken. Dat kunnen geen ‘externen’ zijn. Arbeidscontracten moeten aantonen dat deze 2 personen al 3 jaar in vaste dienst zijn bij de inschrijver. Nasr en Sylvia hebben zich het hoofd gebroken over een optie, waarbij de personen die de game spelen ook werkelijk degenen zijn die de opdracht gaan uitvoeren. Maar die garantie kun je nooit krijgen. Ooit is er bij Best Value Procurement de zogenaamde ‘sleutelfiguur’ bedacht, maar inmiddels is ieder weldenkend mens in de aanbestedingscommunity er wel achter dat zo iemand uit dienst kan gaan, ziek kan worden en zelfs kan overlijden.
Ooit bestond er bij Best Value Procurement de zogenaamde ‘sleutelfiguur’
De gamers zitten ieder in verschillende ruimtes van het ministerie achter een desktop te wachten op het beginsignaal van het spel. In principe kan het ook op afstand, maar uit de pilot is gebleken dat grote bedrijven veel beter scoren omdat ze achter de schermen soms wel 30 mensen inzetten om antwoorden te zoeken. Om het eerlijk te houden krijgen de deelnemers een uitnodiging om fysiek op locatie te komen, hoewel er inkopers zijn die zeggen dat het eigenlijk niets uitmaakt. Bij de echte opdracht kunnen grote bedrijven ook meer mensen inzetten. Toch hebben Nasr en Sylvia voor deze variant gekozen.
Stipt om 10.00 uur start het tweetal de game. In eerste instantie lijkt het op een ‘gewone’ adventure game, maar bij deze game gaat het niet om behendigheid, maar om kennis van zaken. De deelnemers doorlopen een parcours en krijgen op de werkelijkheid gebaseerde casussen voor de kiezen. Er zijn verschillende keuzes voor de oplossingen, waarna de computer feilloos registreert wat ze kiezen. Zo krijgen de deelnemers meerdere keren de keuze om te kiezen tussen de snelste en de meest duurzame oplossing. Ook krijgen ze vragen over inclusie, circulariteit en over de planning. Alles wat de aanbestedende dienst belangrijk vindt, komt voorbij in de ongeveer 1,5 uur die staat voor deze aanbestedingsgame.
Als om 11.30 uur de game stopt, zijn alle deelnemers allang klaar. Al van tevoren is duidelijk welke antwoorden de meeste punten opleveren bij de beoordelingscommissie. Vandaar dat de computer snel klaar is met het berekenen van de scores. Hierna gaat de kluis van TenderNed open en volgt de ontknoping. De verliezers ontvangen een uitdraai met daarop de antwoorden waarbij ze niet optimaal scoren. Net als bij een ‘gewone’ aanbesteding krijgen ze 20 dagen de tijd om in beroep te gaan.
Nasr en Sylvia ontvangen ook felicitaties vanwege het succes van de game. Iemand zegt dat dit absoluut de toekomst van het aanbesteden kan zijn. Verlegen neemt het tweetal de complimenten in ontvangst.