Samenwerken
Samenwerken
V.l.n.r.: Peter Gelink, André Withaar, Niek van Onna en Huib Evers. Fotografie: Rob Gieling
Gemeente Arnhem en aannemer Roelofs werken in een bouwteam
Bij projecten die specifieke kennis vereisen, kan het wenselijk zijn om al in de ontwerpfase met een deskundige marktpartij samen te werken aan een goed doordacht en uitvoerbaar plan. Voor het opknappen van een groot openbaar kunstwerk vormde de gemeente Arnhem daarom een bouwteam met Roelofs. De samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer moet op alle fronten kloppen, is hun ervaring.
“Een goede samenwerking is essentieel voor een bouwteam.”
Vlakbij de binnenstad van Arnhem ligt de Blauwe Golven, een kunstwerk van ruim 2 hectare. Het moet nodig worden opgeknapt, maar dat vereist specifieke kennis. “Het gaat om de juiste stenen in de juiste kleur, die op een complexe manier worden gelegd. Ook moeten we rekening houden met de wensen van de kunstenaar,” zegt Niek van Onna, contractspecialist bij de gemeente Arnhem.
Kiezen voor een bouwteam
Voorafgaand aan het hersteltraject organiseerde de gemeente een contractkeuzesessie. Zelf had de gemeente niet voldoende expertise om een goed uitvoeringsplan op te stellen. “Daarom wilden we in een vroeg stadium aan tafel met een deskundige aannemer in een bouwteam”, zegt Huib Evers, senior inkoopadviseur bij bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie. Een bouwteam is een vorm van samenwerking waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer al in de ontwerpfase samenwerken. “Ook was het relevant dat de kunstenaar op vaste momenten aanhaakte bij het bouwteam, om zijn ideeën te bespreken. Die verwerken we in het uitvoeringsplan.”
Niet-openbare procedure
Voor het bouwteam startte de gemeente Arnhem een niet-openbare procedure. “Op basis van enkele eisen, zoals het werken in een bouwteam, en selectiecriteria waarop inschrijvers punten konden verdienen, selecteerden we 5 geschikte partijen”, zegt Evers. “Vervolgens legden we de inschrijvers een taakstellend budget voor van circa € 5 miljoen. En vroegen we ze om een plan van aanpak te schrijven. Dat beoordeelden we vervolgens op aspecten zoals hun visie op de samenwerking - essentieel voor een bouwteam - hun kijk op het project en het ontwerpproces en duurzaamheid.”
Start van het bouwteam
Uiteindelijk werd Roelofs als beste beoordeeld. In maart 2022 ging het bouwteam van start. “We trapten af met een projectstart-up voor een nadere kennismaking. En om door te nemen wat we met het bouwteam zouden gaan doen”, zegt Van Onna. “Wat goed werkte was het maken van een gezamenlijk krantenartikel: wat zouden we schrijven als het project was afgerond? Zo stelden we samen onze doelstelling scherp. Daarnaast maakten we als gemeente al in de aanbesteding duidelijk wat onze visie op samenwerken is en dat we het werken in een bouwteam best spannend vinden. Zo’n open en kwetsbare houding bevordert de samenwerking.”
Projectorganisatie aanpassen
In het bouwteam werd meer gedaan voor een goede samenwerking. “We begonnen het project door onze projectorganisatie te spiegelen aan die van de gemeente”, zegt Peter Gelink, rayonmanager bij Roelofs. “We hadden zowel een projectleider als een ontwerpleider. We merkten echter dat deze structuur de samenwerking in de weg zat. Na het bundelen van beide functies, liep het project opeens beter. Voor dat soort organisatorische zaken moet je dus wel oog hebben.”
Elkaar leren kennen
Volgens André Withaar, projectleider bij Roelofs, speelde de fysieke samenkomst ook een grote rol. “Elke dinsdag waren we aanwezig bij de gemeente, zowel om aspecten van het plan af te stemmen, als voor een goede kennismaking. Zo kun je elkaar helpen bij ieders belangen en uitdagingen. Denk aan bepaalde politieke gevoeligheden. Of enerzijds het belang van veilig werken en anderzijds de wens om wegen in het gebied zo min mogelijk af te sluiten.”
“Het gaat om een goede match tussen karakters.”
Factor mens
“Het allerbelangrijkste bij de samenwerking is de factor mens”, constateert Van Onna. “Je moet echt openstaan voor de markt.” Gelink knikt instemmend: “Het gaat om een goede match tussen karakters. Is er sprake van een botsing, dan moet je over je eigen schaduw heen kunnen stappen en je terugtrekken.”
Als goede collega’s
Voor een soepele samenwerking, zette de gemeente een bouwteammonitor in. Van Onna: “Daarin peilde ik belangrijke parameters als: hebben we allemaal de projectdoelstellingen nog scherp, maken we nog voldoende tempo en is de sfeer nog goed?” Al deze inspanningen wierpen hun vruchten af. Niet alleen in een gedragen uitvoeringsplan. Evers: “Tekenend voor de goede verstandhouding waren de spontane lunchwandelingen, alsof we collega’s van elkaar waren.”
Herinrichting Blauwe Golven begonnen
In maart 2023 is de herinrichting van de Blauwe Golven begonnen. Roelofs kreeg het recht om als eerste een uitvoeringsaanbod te doen en kreeg van de gemeente de opdracht voor de realisatiefase.
Tips voor het werken met een bouwteam:
- Overweeg als aanbestedende dienst om te werken met een bouwteam, bij gebrek aan specifieke kennis voor een project.
- Het werken met een bouwteam moet passen bij je organisatiecultuur. Ben je bereid om een ontwerpplan te maken in samenwerking met een marktpartij?
- Ga ook na of je de geschikte mensen hebt om in een bouwteam te werken. Het vereist transparantie, een open blik naar de markt en de durf om je kwetsbaar op te stellen.
Meer informatie over werken in een bouwteam staat op de website van PIANOo.