Inkoopproces
5 factoren die een aanbesteding aantrekkelijker maken
Nul, een of slechts twee inschrijvingen. Dat is de laatste jaren zeker geen uitzondering bij aanbestedingen. Al eerder werd geopperd dat de vormgeving van een aanbesteding daar een rol bij zou kunnen spelen: het aantal pagina’s van de leidraad, de timing. Gemeente Rotterdam liet het - met subsidie van Beter Aanbesteden - voor het eerst statistisch onderzoeken door PPRC en Universiteit Twente. Wat blijkt? Een aanbesteding buiten de vakantie of een korter aanbestedingsdocument geeft een grote kans op meer inschrijvingen.
Naast de Gemeente Rotterdam, droegen ook RIS en Nationale Politie bij aan het onderzoek. Gezamenlijk stelden zij alle documenten van honderden afgeronde aanbestedingen beschikbaar die zij tussen 2020 en 2022 publiceerden. Van deze aanbestedingen bracht Danny Pasman van Public Procurement Research Centre (PPRC) – onder leiding van emeritus hoogleraar Jan Telgen - de “tender attractiveness” in beeld. Ofwel, welke factoren leveren mogelijk meer, of juist minder inschrijvingen op?
Monsterklus
Uit literatuuronderzoek op het gebied van ‘bid/no-bid’ en interviews met deskundigen haalde Pasman 15 factoren die van invloed kunnen zijn op het aantal inschrijvingen op een aanbesteding. Vervolgens analyseerde hij alle aangeleverde aanbestedingen op deze factoren om te achterhalen of die significant effect hebben op het aantal inschrijvingen. Een monsterklus; het kostte ruim een half jaar om alle aanbestedingen door te nemen en te coderen.
Significant effect
De analyse leverde uiteindelijk 5 factoren op die – bij de onderzochte aanbestedingen - significant effect hebben op het aantal inschrijvingen. Pasman: “De kans dat deze factoren dus echt effect hebben op het aantal inschrijvingen (en dat het geen toeval is) is groter dan 95%. In het geval van een aanbesteding in de vakantie of het opnemen van een plafondbedrag is die kans zelfs groter dan 99%.”
5 factoren met signifcant effect op het aantal inschrijvingen
Tips voor meer inschrijvingen
Gevraagd naar de belangrijkste conclusie uit het onderzoek, antwoord Pasman: “Houd het simpel. Zowel datgene wat je uitvraagt als dat wat je van de inschrijver vraagt om in zijn voorstel op te nemen.” Op basis van de resultaten geven Pasman en Telgen aanbestedende diensten 5 tips om hun aanbesteding aantrekkelijker te maken en zo meer inschrijvingen te ontvangen. Het vastleggen en motiveren van gemaakte stappen en keuzes uit de voorbereiding op een aanbesteding (voorbereidingsfase).
- Besteed niet aan in de vakantie Aanbestedingen in de vakantie (bouwvak vakantie en kerstvakantie vallen in inschrijvingsperiode) scoren met gemiddeld 2,99 inschrijvers een stuk slechter dan aanbestedingen buiten de vakantie met gemiddeld 5,14 inschrijvers.
- Wees transparant over de prijs en hanteer liefst een prijsplafond Aanbestedingen met een duidelijke indicatie van de prijs via een plafondbedrag hebben significant meer inschrijvers dan aanbestedingen zonder plafondbedrag, zo blijkt. Dit hoeft dus niet te leiden tot minder competitieve biedingen, waar aanbestedende diensten nog wel eens bang voor zijn.
- Beperk de leidraad tot de kern Iedere 18 pagina’s minder in de leidraad of het beschrijvend document levert - gemiddeld gezien - een extra inschrijver (en vice versa) op, zo voorspellen Pasman en Telgen met de verzamelde data.
- Gun de inschrijver voldoende tijd, veruim het tijdsvenster In een krappe markt (met arbeidsschaarste) zal een leverancier eerder inschrijven als hij hier meer (dan de wettelijke minimum) tijd voor krijgt. Publiceer aanbestedingen daarom vroegtijdig. Per 30 dagen extra kun je 1 extra inschrijver verwachten, zo stellen de onderzoekers op basis van de data.
- Beperk het aantal te beantwoorden criteria Meer vragen stellen (en dus meer (sub)gunningscriteria) leidt tot minder inschrijvers, blijkt uit de resultaten. Iedere 6 vragen meer kost gemiddeld 1 inschrijver in de onderzochte aanbestedingen.
Bewijs van effectieve aanpak
Voor de gemeente Rotterdam zijn de resultaten een bevestiging van wat ze eigenlijk al langer vermoedde, maar nooit zeker wist. Huub van Putte, hoofd Inkoop: “We zetten dat nu nog krachtiger in bij aanbestedingen en gebruiken de onderzoeksresultaten om het bewustzijn hierover in de organisatie te vergroten. De resultaten komen bijvooreeld ook in onze eigen (interne) leerlijn terug.”
Aanbesteden op 3A4
Voor de Rijksinkoopsamenwerking (RIS) bevestigt het onderzoek dat de maatregelen die ze al neemt om hun aanbestedingen aantrekkelijker te maken effectief zijn. “Verlengen van de inschrijftermijnen tijdens de zomer- en kerstvakantie is bij ons al sinds 2018 verplicht”, vertelt directeur Richard Lennartz. “Ook onze templates zijn de afgelopen jaren al behoorlijk compact gemaakt. We stimuleren aanbesteden op 3A4 als uitgangspunt.” Veranderen zal hij die aanpak dan ook niet, wel wil hij de onderzoeksresultaten gebruiken om andere Rijksinkooporganisaties te overtuigen van het nut van dit soort maatregelen. Verder wil hij zowel binnen zijn eigen organisatie als bij het Rijk aandacht vragen voor het opnemen van een budgetplafond, zo vertelt hij. “Verplichtend wordt het niet, wel stimulerend.”
Meer informatie
Geinteresseerd in het onderzoek? Lees een uitgebreider artikel over het onderzoek in Deal via de site van PPRC of download het complete rapport op de site van de Universiteit Twente.
Mogelijk meer vervolgonderzoek
In het onderzoek is geen analyse gedaan naar specifieke sectoren of CPV-codes. Pasman en Telgen: “Wellicht dat wel meer gedetailleerde resultaten per sector te vinden zijn, maar dan hebben we meer aanbestedingen per sector nodig.” Wil je de aanbestedingen van je organisatie (uitsluitend aanbestedingsstukken en aantal inschrijvers) toevoegen aan de dataset? Neem dan contact op met Danny Pasman.