Samenwerken
“Een goede dialoog betekent ook elkaars behoeften en ambities kennen”
Om een aanbesteding en samenwerking te laten slagen, is een goede dialoog essentieel. Goed contact leidt tot meer begrip, waardering en vertrouwen tussen aanbestedende diensten en marktpartijen. En dat contact kan ook los van een specifieke aanbesteding of contract plaatsvinden. Met subsidie van Beter Aanbesteden werkten MKB Rotterdam Rijnmond en Social Enterprise NL aan meer contact en een goede dialoog in hun regio en sector.
Samenbrengen van mkb’ers en gemeenten
MKB Rotterdam Rijnmond organiseerde met behulp van de subsidie drie bijeenkomsten om aanbesteders en mkb’ers in hun regio met elkaar in contact te brengen. MKB Rotterdam Rijnmond nodigde hiervoor zowel vertegenwoordigers van gemeente Rotterdam en omliggende gemeenten als vertegenwoordigers van mkb’ers uit. Volgens Suzanne Brackmann, voorzitter commissie Aanbestedingen en Inkoop bij MKB Rotterdam Rijnmond, waren de bijeenkomsten een groot succes. “Er kwamen honderden bezoekers op af. Zo werden contacten gelegd tussen partijen die elkaar niet eerder ontmoet hadden. Een goede dialoog betekent ook elkaars behoeften en ambities kennen.”
Brackmann geeft aan dat er vanuit gemeenten in eerste instantie een bepaalde terughoudendheid was om deel te nemen. “Aanbestedende diensten en marktpartijen hebben vaak een negatief beeld van elkaar, omdat ze elkaar zien als tegenpartij. Gelukkig werden de bijeenkomsten snel omarmd door vertegenwoordigers van gemeenten. Ze vonden het een mooie kans om regionale en lokale mkb’ers te ontmoeten, te zien hoe hun beleid uitpakt en hoe mkb’ers hierop reageren. Het zorgt ook voor de nodige input voor volgende aanbestedingstrajecten. Dit soort bijeenkomsten zijn waardevol voor alle partijen.”
Volgens Pieter van Klaveren, voorzitter van MKB Rotterdam Rijnmond, is het belangrijk dat aanbestedende diensten en mkb’ers over en weer delen welke problemen zij ervaren bij aanbestedingen. “In deze bijeenkomsten gaan de partijen gezamenlijk op zoek naar oplossingen. Kennis en begrip van elkaars positie levert kwalitatief betere aanbestedingsstukken en inschrijvingen op. Het zorgt voor meer vertrouwen en ze vergroten daarmee hun netwerk."
Tips van MKB Rotterdam Rijnmond voor het organiseren van een goede dialoog
- Zorg dat je de nodige kennis in huis hebt. Brackmann: “Jaarlijks organiseert MKB Rotterdam Rijnmond tientallen bijeenkomsten. Deze bijeenkomsten organiseren we op basis van inhoud. Niet alleen over aanbesteden, maar ook over zaken als innovatie of internationaal ondernemen. Het is dus belangrijk om als stichting de nodige kennis in huis te hebben.”
- Wat wat er bij jouw achterban speelt.
- Denk niet alleen aan je eigen achterban, maar ook aan andere doelgroepen die interessant kunnen zijn of belangrijke inzichten of ervaringen kunnen delen.
- Organiseer kleinschalige themabijeenkomsten waarbij zowel aanbestedende diensten als mkb’ers in gesprek gaan over specifieke onderwerpen, zoals duurzaamheid of digitalisering.
Inkopen met Impact de norm
Net als MKB Rotterdam Rijnmond is stichting Social Enterprise NL een non-profitorganisatie. Met hun programma Buy Social wil de stichting van Inkopen met Impact de norm maken, vertelt Karen Poot, Buy Social Lead bij Stichting Social Enterprise. “Buy Social richt zich op alle Nederlandse inkopende organisaties, van groot tot klein, van overheid tot het bedrijfsleven. Met als doel om kennis en inspiratie te delen zodat elke inkoper invulling kan geven aan organisatiedoelen op het gebied van Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).”
“Als je elkaars taal beter spreekt, weet je elkaar beter te vinden. Zo ontstaat er vertrouwen, omdat je inhoudelijk op elkaar aansluit.”
Met de subsidieregeling organiseert Buy Social een aantal bijeenkomsten waarin Sociale mkb’ers en inkopende overheidsinstellingen met elkaar in gesprek gaan en elkaar leren kennen. Aan welke eisen moet een aanbestedende partij voldoen? Wat heeft een impactonderneming eigenlijk te bieden? Hoe kunnen overheidsinstellingen vanuit hun maatschappelijke doelstellingen hun tenders met meer impact schrijven? Tijdens de bijeenkomsten proberen ze de verschillen in taal en cultuur tussen beide partijen te overbruggen. “Want als je elkaars taal beter spreekt, weet je elkaar beter te vinden”, licht Poot toe. Bovendien kun je elkaar daardoor versterken. Zo ontstaat er ook vertrouwen, omdat je inhoudelijk beter op elkaar aansluit.”
Tips van Social Enterprise NL voor het organiseren van een goede dialoog
- Weet wat er bij jouw achterban speelt. En breng in kaart waar men tegenaan loopt.
- Bedenk voor jezelf: houd je een regionale aanpak aan? Of trek je het landelijk?
- Organiseer de eerste bijeenkomst laagdrempelig, gericht op een eerste ontmoeting. Later kun je de diepte in. En organiseer het branchegericht.
- Creëer wederzijds begrip en zorg dat partijen elkaars wereld beter leren kennen. Poot: “Vanuit Buy Social organiseren wij meerdere verdiepingsprogramma’s en workshops met kennisdeling en wederzijds begrip als hoofddoel. We hebben onder andere de workshop ‘Omgaan met gemeenten’ en ‘Inschrijven op aanbestedingen’. Hierbij geven partners uitleg aan sociale ondernemingen hoe aanbestedingen en gemeenten werken. Sociaal ondernemers geven van hun kant feedback op de procedures. Op die manier leren opdrachtgever en opdrachtnemer van elkaar. En krijgen ze inzicht in elkaars situatie en kunnen ze oplossingen zoeken voor problemen die ze hebben.”