Inkoopproces
Gemeente Purmerend: meer resultaat met duurzaam aanbesteden
Purmerend wil de kennis op het gebied van duurzaamheid bij publieke inkopers vergroten, om de hoge regionale duurzaamheidsambities te behalen. En om de kansen te benutten die mogelijk bij leveranciers, en in het bijzonder bij het mkb, voorhanden zijn.
De gemeente ontving subsidie voor het doen van onderzoek naar hoe Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) beter kan worden geïntegreerd in de huidige werkprocessen. Aan dit onderzoek en aansluitend advies was behoefte om onder andere de circulaire ambities vanuit de MRA (Metropoolregio Amsterdam) gemeenten, Provincie Noord Holland en de Vervoerregio te behalen. Dit zijn 10% circulair inkopen en opdracht geven in 2022, 50% in 2025. En volledig circulair inkopen rond 2030.
“MVI moet je idealiter systematisch aanvliegen en inrichten op strategisch-, organisatorisch- en projectmatig niveau.”
Anne Marie van den Berg, tijdelijk Inkoopfunctionaris Duurzaamheid, over het adviesrapport dat in mei werd opgeleverd: “Je kunt dit rapport zien als een fundament waarin te kiezen stappen zijn beschreven om MVI als proces en werkwijze verder op te bouwen. Deze organisatie brede opgave moet je systematisch aanvliegen en inrichten. Op strategisch niveau gaat dat om beleidsuitgangspunten en visie. En op organisatorisch niveau om mensen, middelen en eigenaarschap. Tot slot heb je MVI op projectmatig niveau, dat zijn de concrete aanbestedingsprojecten.”
Voor wat betreft dat laatste: hoe concreter en efficiënter je als aanbestedende dienst duurzaamheidseisen en wensen formuleert, hoe beter de uitvraag naar de markt wordt. “Bij de Europese aanbesteding van drankautomaten wilde de gemeente graag duurzaamheid toepassen. Maar de zorg ontstond dat dit (meer) geld zou gaan kosten, we hadden het de markt niet gevraagd. Met de juiste capaciteit en/of kennis, had dit mogelijk wel meegenomen kunnen worden in de aanbesteding. Een gemiste kans voor alle partijen.”
Het onderzoek dat leidde tot het adviesrapport werd uitgevoerd aan de hand van alle niveaus in de organisatie. Het beoordelen van MVI op deze niveaus (strategisch, organisatorisch en projectmatig) verliep via zes aspecten, die relevant zijn voor het succes van MVI:
Zes aspecten die relevant zijn voor het succes van MVI:
- Beleidsdoelen. Visie, ambitie en doelen op het gebied van duurzaamheid en MVI als richtinggevend kader.
- Eindverantwoordelijkheid en mandaat. Op directieniveau wordt gerapporteerd. En op organisatieniveau is MVI bij personen onderlegd die mandaat hebben om beslissingen te nemen.
- Eigenaarschap. De ‘eigenaar’ geeft inhoudelijke sturing, verzorgt de monitoring/ rapportage. En ondersteunt bij aanbestedingen.
- Processen. Het MVI-beleid en de doelen zijn vertaald naar goed uitvoerbare werkprocessen.
- Monitoring en borging. De wijze van rapporteren (hoe en wat) is belegd en ingericht.
- Communicatie. Via een communicatieplan waarin de doelgroep (medewerkers/ inwoners/ondernemers) en de kanalen zijn gekozen. En de uitvoering is belegd.
De gemeente heeft de ambitie om activiteiten te organiseren die moeten leiden tot het toepassen van regionale kennis over duurzaamheid. Maar die zijn nog niet van start gegaan. “Dat komt omdat uit het onderzoek bleek dat eerst de basis op orde moet komen, en er een MVI coördinator (een eigenaar) moet zijn. Pas dan kun je dergelijke activiteiten gaan organiseren vanuit een bewuste keuze voor onderwerpen die het meest bijdragen aan de duurzaamheidsdoelen.”