Inkoop ontmoet verkoop

Inkopers en verkopers beleven aanbestedingen ieder op een eigen manier. Voor een goede samenwerking is wederzijds begrip, transparantie en waardering nodig. Bas Drijvers, strategisch inkoopadviseur bij gemeente Eindhoven, en John van den Hanenberg, directeur bij Hanenberg Wegenbouw, kennen elkaar en delen hun aanbestedingservaringen. Waar kunnen ze elkaar vinden? En waar kan het beter? Inzicht in elkaars positie en belangen draagt weer bij aan betere aanbestedingen.

"Twee belangrijke factoren bij een inkoopproces zijn een gelijk speelveld en transparantie”, vertelt John. "Om een goede offerte te maken, heb je tijd nodig. Er zijn dilemma's waar je als verkopende partij geen invloed op hebt. Bijvoorbeeld op het inkoopproces van een gemeente. Deze aanbestedingstermijnen zijn vaak te kort. Drie weken zijn te weinig om een goede offerte te schrijven. Ook geven gemeenten vaak geen duidelijk antwoord op vragen. Dat is frustrerend."

Bas Drijvers, strategisch inkoopadviseur bij gemeente Eindhoven, en John van den Hanenberg, directeur bij Hanenberg Wegenbouw.

Bas: "De frustratie van jou over een te korte aanbestedingsfase en onduidelijke antwoorden begrijp ik heel goed, John. De Nota van Inlichtingen gaat hand in hand met goede communicatie. Als gemeente ontvangen wij gesloten vragen of onduidelijke vragen die wij alleen met 'ja' of 'nee' kunnen beantwoorden. Het is heel belangrijk dat je onderling goed met elkaar communiceert. Waar ligt het probleem? Hoe kunnen wij de verkoper verder helpen? Alleen met goede communicatie tijdens het inkoopproces zet je een mooi project neer. Het mes snijdt aan beide kanten."

John voegt toe: "Fijn dat je dat zegt, Bas. Wij kennen elkaar natuurlijk. Jij begrijpt mijn standpunt en ik het jouwe. Respect en begrip moet er onderling zijn. Ik vind dat gemeente Eindhoven overigens wel goed communiceert. Jullie houden gemiddeld een aanbestedingstermijn aan van zes weken. Dat is prettig werken. Er is ruimte om vragen te stellen en vervolgens beantwoorden jullie deze ook duidelijk. Zo ontstaat er een fijn aanbestedingstraject.”

“De basis van een prettige samenwerking is goede communicatie en wederzijds begrip”

Bas: “Goed om te horen, John. Voor een goed aanbestedingstraject is er duidelijke communicatie nodig. Dat betekent vragen inhoudelijk beantwoorden en de juiste kennis opdoen. Zonder transparantie ontstaat er geen vertrouwen. Ook is belangrijk dat inkopers weten wat ze inkopen, oftewel dat ze over de juiste kennis beschikken.”

“Precies”, reageert John. “Het gaat om vakkennis, in welke sector dan ook. Dat is niet alleen beter voor de samenwerking, maar ook goed voor het resultaat. Bovendien beantwoord je vragen van verkopers volledig. Maar ook dat vertrouwen is belangrijk. Tussen inkopers en verkopers zie je veel wantrouwen en dat is moeilijk te doorbreken. Daarom vind ik dat we meer oog moeten hebben voor elkaar. Daar zit een leerpunt in voor alle partijen. Wij verdienen onze boterham met aanbestedingen. De prijzen die wij vragen zijn logisch, omdat ze gebaseerd zijn op onze eigen producten en de markt. Tegenwoordig is onze branche meer aan het overleven dan aan het ondernemen.”

Bas: "Inderdaad. Dat snap ik heel goed. Jullie moeten verdienen. Maar ik vind wel dat de samenwerking tussen inkopers en verkopers beter gaat vergeleken met vroeger. Als ik kijk naar mijn werkomgeving, zie ik dat we gezamenlijk mooie producten durven neer te zetten. We hebben elkaar nodig. Zeker in deze economische situatie. Dat besef groeit bij iedereen.”

John: “Daar ben ik het niet helemaal mee eens. Inkopers en verkopers hebben nog een onnodig negatief beeld van elkaar, terwijl ze elkaar helemaal niet kennen. Het is vaak wij-zij-denken. Dat is zorgelijk. Dit probleem los je alleen op als je met elkaar durft samen te werken. Maar ook elkaar durft te vertrouwen.”

“Precies”, zegt Bas. “De basis van een prettige samenwerking is goede communicatie en wederzijds begrip. Als dat goed zit, verloopt het gehele proces ook beter en soepeler en kom je tot een mooi resultaat.”

John: “Over prettig samenwerken gesproken: daar heb ik een mooi voorbeeld van. Wij voerden enkele jaren geleden een discussie over een inkoopproces voor de John F. Kennedylaan in Eindhoven. Ik kreeg te horen dat mijn Plan van Aanpak niet was goedgekeurd, omdat het niet voldoende was. Jij legde uit waarom je dat vond. Het is niet wat ik wilde horen, maar ik begreep je keuze wel. Voor een verkoper zijn dit geen fijne gesprekken, maar het was wel onderbouwd en duidelijk. Dat creëerde respect bij mij. Dat is ook meteen een tip naar andere inkopers en verkopers: durf positief open naar elkaar te zijn. Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn, als er maar wederzijds begrip is.”

Het programma Beter Aanbesteden stimuleert en faciliteert ontmoetingen tussen inkoop en verkoop en bundelt verkregen inzichten en tips.