Handreikingen Inkoop door Code Verantwoordelijk Marktgedrag

Het aanbestedingsproces van facilitaire diensten heeft een structurele verbeterslag nodig, vindt de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Deze stichting stimuleert het gunnen van opdrachten aan de dienstverlener met de beste prijs-kwaliteitverhouding van dienstverlening en werkgeverschap.

Binnen de facilitaire sector ontbreekt het inkopers vaak aan tijd en kennis om een goede prijs-kwaliteit uitvraag te maken. Daarom worden ze ondersteund met tools en compacte handreikingen over het inkoopvak door Erkende Verhuizers, een brancheorganisatie voor de Nederlandse verhuisbranche, en onderdeel van de Code.

De Handreiking Inkoop biedt zowel kennis van de uitgangssituatie bij de opdrachtgever, als over het vakgebied van de in te kopen dienst. Daarnaast komt kennis over het inkoopvak aan bod. En hoe je inschrijvingen kunt beoordelen. Ook heeft de Code een speciale handreiking opgeleverd over de indexatiemethode en soorten indexen. Deze kennis dient ter voorkoming dat prijs zwaarder meeweegt dan beoogd. Klik hier voor de downloads: Handreikingen Inkoop - Code Verantwoordelijk Marktgedrag.

“Het specificeren van de kwaliteit is vaak lastig: Het is geen product dat je beet kan pakken en waar je in kan knijpen.”

Gebrek aan capaciteit en kennis

Anton Vis, Erkende Verhuizers: “Wij richten ons vooral op publieke inkopers en contractmanagers van facilitaire diensten (schoonmaak, beveiliging, catering en verhuisdiensten). Ze doen hard hun best, maar regelmatig ontbreekt het hen aan capaciteit en kennis om kwaliteit in te kopen. Vaak verrichten inkopers meerdere taken uit binnen hun organisatie. En dan komt de focus soms onder druk te staan. Ook inkopers bij andere sectoren lopen hier vaak tegenaan.”

Verder is het lastig voor inkopers om kwaliteit van diensten te specificeren, omdat de kwaliteit wordt bepaald tijdens de uitvoering. En die is sterk afhankelijk van de mensen die zo’n dienst leveren. “Het is geen product dat je beet kan pakken en waar je in kan knijpen.”

“Inkopers worden geholpen wanneer contractmanagers actief invloed uitoefenen binnen een organisatie. Inkopen is een coproductie.”

“Contractmanagers kunnen inkopers helpen door actief hun rol te pakken. Alle betrokkenen moeten in het inkoopproject worden meegenomen om het juiste resultaat met elkaar te behalen. De invloed die contractmanagers hebben binnen een organisatie, kunnen zij actief inzetten tijdens een inkoopproces,” aldus Vis. “Inkopen is een coproductie. Samen kun je een juiste uitvraag doen. Hiervoor is kennis en inzicht nodig.” Via fysieke en online sessies bevordert de stichting de dialoog tussen publieke opdrachtgevers, inkopers en ondernemers uit de verschillende facilitaire diensten, om kennis te delen. Voor deze bijeenkomsten ontving de Code subsidie van het programma Beter Aanbesteden.

In gesprek

De eerste bijeenkomst start binnenkort, na een geslaagde pilot in Enschede. Vis: “Je kunt documentatie ontwikkelen, websites maken en nieuwsbrieven versturen. Maar uiteindelijk willen mensen over dit onderwerp vaak gewoon in gesprek, om ervaringen te delen en nieuwe kennis op te doen.”